Hay errores en el diseño de espacios de oficina que pueden costarte mucho dinero y tiempo. Aquí te diremos cómo evitarlos.
Cuando en una empresa, se plantea la necesidad de renovar la oficina o mudarse a una nueva, es fundamental tomar en cuenta los factores que afectan la estancia de los trabajadores y que pueden influir en su productividad.
¿Sientes que el ambiente laboral no es el adecuado? Entonces, tal vez estás cometiendo algunos de los errores más comunes del diseño de espacios de oficina y aquí te diremos cómo resolverlos.
1. Ignorar las características del espacio
Antes de realizar cualquier cambio, debes conocer las dimensiones del espacio que quieres renovar. Así, podrás proyectar oficinas que se adapten a las necesidades de quienes las ocuparán.
Es posible que planees diferentes espacios de trabajo, pero, primero tendrás que saber:
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Número y funciones de los usuarios.
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Cantidad y ubicación de las ventanas, conexiones y accesos a la oficina.
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Altura del techo.
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¿Qué instalaciones necesitas?
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¿Los usuarios requieren almacenar documentos o artículos de oficina?
No caigas en la trampa de hacer las cosas rápido y sin planificar. Lo más recomendable para ahorrar tiempo y dinero, es acercarte a un experto en amueblamiento o proyectista que pueda orientarte en la resolución de tus necesidades.
2. No considerar la ergonomía
A partir de que conocemos las características del lugar, debemos elegir el tipo de mobiliario adecuado en tamaño, material y funcionalidad para nuestro espacio.
Es un error querer ahorrar en mobiliario, porque, la ergonomía puede aumentar la rentabilidad del negocio y mejorar el bienestar laboral.
¿Dónde aplicar la ergonomía? Se recomienda que uses sillas ajustables que brinden soporte en la zona lumbar y cervical, descanso para los brazos y reposapiés.
Al igual que muebles de almacenaje como estantes, libreros y archiveros; escritorios de altura ajustable que ofrezcan la alternativa entre trabajar de pie o sentado al usuario; accesorios para colocar o resguardar los dispositivos electrónicos; y muebles electrificados.
3. Elegir los muebles sin pensar en el espacio
A la hora de diseñar espacios de oficina, debemos tener muy claro cómo vamos a acomodar cada elemento para evitar que los puestos estén amontonados o el lugar parezca desorganizado.
Para sacar el máximo provecho, es necesario optimizar el espacio en relación al número de usuarios, las características del lugar, los materiales y elementos que vamos a colocar.
Para ello, debemos distribuir adecuadamente cada pieza o accesorio, ¿cómo?:
Considera la cantidad y actividades de los usuarios
Idealmente, el espacio mínimo que requiere un usuario es de 1.20 m de área de trabajo por 1.20 m de ancho, considerando el fondo de la cubierta (60 o 75 cm) y el lugar para poder moverse en su silla con libertad.
Ahora bien, si el espacio es reducido, se debe hacer un reacomodo quitando archiveros, colocando paneles o un sistema modular, por ejemplo.
Es fundamental conocer el espacio y el uso que se le dará, así como, el tiempo que pasará el usuario en la oficina.
Así, podrás evitar equivocaciones como: designar la habitación más amplia para el jefe del área, pues, normalmente no pasa mucho tiempo en la oficina; no colocar mamparas en áreas de trabajo individual; no tener muebles de almacenamiento, etc.
Piensa en el crecimiento de la plantilla
El diseño interior de oficinas siempre debe contemplar un ejercicio de previsión acerca de las necesidades presentes y futuras de la empresa. Así evitarás realizar otra inversión a corto plazo.
Si tu intención es integrar más personal o reacomodar a tus colaboradores en un espacio más reducido, los sistemas modulares son ideales para ti. Agrega más puestos de trabajo y coloca paneles o mamparas si deseas brindarles privacidad.
Toma en cuenta las dinámicas de trabajo
¿Tus colaboradores trabajarán de forma individual o colaborativa? ¿Necesitarán mesas de reuniones, pizarrones móviles, sillas plegables, mamparas? Al tener claras las necesidades de los colaboradores podrás tomar mejores decisiones.
Por ejemplo, en un call center, el espacio debe estar diseñado en función de las tareas de los usuarios: llamadas constantes, jornadas laborales continuas, estaciones individuales, aisladores de sonido, etc.
¿Requieres un espacio interactivo o privado? Antes de crearlo, considera quiénes lo usarán, si su tipo de trabajo va de acuerdo con esa clase de oficina y cómo es la cultura de la empresa.
Lee más en: ¿Cómo elegir el mobiliario de oficina?.
4. No tener en cuenta el rango de los colaboradores
¿Qué puestos tienen los usuarios que van a ocupar los espacios de trabajo?, ¿el espacio está destinado para los altos mandos de la empresa o es para puestos operativos?
Hoy en día, la gestión de las empresas se ha vuelto más horizontal, dando lugar a espacios que disuelven las divisiones entre las personas de diferentes jerarquías.
Cuando la naturaleza del puesto es independiente, las personas necesitarán mayor aislamiento y concentración, mientras que las tareas colaborativas requieren menos límites y barreras, con la posibilidad de una mayor apertura visual y acústica.
Lo cierto es que todos los puestos dentro de una oficina están, en mayor o menor medida, involucrados en actividades tanto individuales como de intercambio y colaboración. ¿Elegir una oficina de estilo convencional o adaptarse a las nuevas tendencias? Esto depende del siguiente punto.
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5. No conceptuar la marca a través del espacio
Ahora bien, el diseño de espacios de oficina no será eficaz si el lugar no refleja los valores, misión y visión de la empresa. Esto también ayuda a que los trabajadores se identifiquen con la marca y que la empresa sea reconocida fácilmente por tus clientes.
Es importante personalizar el espacio de acuerdo a la cultura corporativa. La decoración, los colores y el mobiliario, deben comunicar la identidad del negocio.
Si la empresa se rige por una dinámica moderna, los espacios deben brindar a los usuarios el mobiliario y accesorios adecuados: áreas de coworking, zonas de descanso o recreativas, salas para realizar videoconferencias o brainstorming.
Por el contrario, en un negocio más tradicional, requerirás estaciones individuales, oficinas privadas y salas de reuniones. Todo depende de la filosofía de la organización y la forma de trabajar.
¿Has cometido alguno de estos errores en el diseño de espacios de oficina? Pon en práctica estos consejos para crear una oficina más productiva y funcional. ¡Descarga la guía!
