Para planificar la oficina de la mejor manera, lo mejor es acudir con expertos que te guíen durante todo el proceso.
Cuando pensamos en planificar la oficina y su diseño, existen muchos factores a considerar. Desde la distribución de los espacios, hasta la iluminación en cada área. Todo debe de coordinarse para asegurar que la oficina sea un lugar cómodo, eficiente y atractivo.
Sin embargo, aunque pueda sonar relativamente fácil, planificar una oficina no es pan comido. La mayor parte de las compañías desconocen el efecto que tiene la planificación de oficina. Les cuesta trabajo definir sus prioridades y concentrarse en lo esencial.
Por ejemplo, algunas empresas se enfocan en ofrecer funcionalidad al precio más bajo posible. No obstante, esto puede causar incomodidad entre los colaboradores e incluso, los clientes pueden llevarse una mala impresión si la decoración está descuidada.
¿Por qué acudir con expertos para planificar la oficina?
Los gastos destinados a planificar la oficina no pueden repetirse constantemente, por eso es importante tomar las decisiones correctas desde el principio. Si no cuentas con experiencia en esta área, entonces puedes auxiliarse de servicios para planificar la oficina llevado a cabo por expertos.
Al dejar el trabajo de planeación en manos de proveedores en servicios de planificación de oficinas, puedes enfocarte en otras tareas importantes de tu negocio como el incremento de ventas y el marketing.
Creas un lugar más cómodo para todos
Los expertos en diseño de oficina conocen el impacto que planificar la oficina tiene en la actitud y productividad del equipo. Entienden las combinaciones de colores y mobiliario, el uso de mamparas y ampliaciones necesarias para ciertos diseños, etc.
También tienen el conocimiento de varios muebles ergonómicos disponibles en el mercado y pueden ayudarte a seleccionar los mejores para tu oficina.
Entienden las necesidades del equipo
Las agencias que se dedican a planificar oficinas muchas veces ofrecen talleres que explican la ergonomía a los colaboradores de varias empresas. Se esfuerzan por hacer que el espacio de trabajo sea un segundo hogar agradable.
En muchas ocasiones, incluso ofrecen asesorías personales a miembros del equipo que sufren de dolores de cuerpo agudos debido al uso de mobiliario inadecuado.
Por ejemplo, si un colaborador en particular sufre de dolor en las piernas, una agencia dedicada a planificación de oficina puede sugerir el uso de escritorios de altura ajustable para facilitar el movimiento de las piernas a lo largo de la jornada laboral.
De igual forma, pueden recomendar el uso de sillas de altura ajustable con asientos acolchados para personas que sufren de dolores de espalda. Usualmente cuentan con una amplia gamas de soluciones ergonómicas disponibles.
Antes de contratar a una agencia de planificación de oficina, puedes revisar sus reseñas y testimoniales de clientes anteriores para tener una mejor idea de la calidad del trabajo que ofrecen. Puedes contactar a estas agencias por correo electrónico o los números telefónicos especificados en su sitio web.
El proceso que siguen los expertos en planificación de oficinas
Evalúan los espacios de la oficina
Después de que te hayas decidido a contratar a una agencia, ellos visitarán tu oficina para realizar un estudio del lugar. Este estudio les ayuda a determinar cuáles son las necesidades de tu oficina en cuanto a mobiliario y distribución de espacios.
Este es el momento perfecto para hacer preguntas y hacer sugerencias respecto a la planificación de la oficina. También debes explicar cuál es el mensaje que quieres comunicar para que ellos puedan empezar a elaborar el plan.
Ellos necesitarán un mapa del sitio y plano del edificio, así como un certificado de seguridad contra incendios del negocio. Esto les ayudará a tener una mejor idea del espacio con el que trabajarán.
Utilizan los mejores recursos para planificar la oficina
Con los recursos anteriores, planificarán tu oficina, utilizando un software computarizado, el cual les permite hacer diseños que son fáciles de transferir y modificar, volviendo el proceso de planificar la oficina algo rápido y eficiente. Además, permite enfocarse en ciertas áreas, mientras ocultas los demás aspectos.
Las agencias empiezan su proceso entendiendo las preocupaciones de los colaboradores, las metas de la compañía y el espacio y presupuesto disponible. Su trabajo es asegurar que todos estos aspectos se unifiquen en el espacio de trabajo y beneficien a la organización y sus miembros.
Te educan sobre los principios de su trabajo
Los expertos pueden auxiliarte llevando a cabo una auditoría del espacio y seleccionando las áreas adecuadas para cada actividad. También pueden enseñarte los principios básicos de la planificación de oficina y cómo usarlos para incrementar la productividad en la oficina.
Pueden explicarte cuáles son los colores cálidos y fríos y cuál es su impacto en el estado de ánimo, los distintos estilos de oficina y su distribución y sugerir el mobiliario adecuado para hacer tu oficina atractiva.
Los expertos en planificación de oficinas ofrecen tanto soluciones como consultoría para sus clientes. Su principal enfoque es diseñar espacios que incrementen la productividad de los empleados para que puedan alcanzar las metas organizacionales.
