Renta o Compra Mobiliario Oficina: ¿Qué Conviene en 2025?

Decidir entre la renta de mobiliarios y equipo de oficina o la compra, depende del tiempo y el uso que les darás, así como, la situación financiera de la empresa.

Es complicado elegir el equipo y mobiliario de oficina adecuados, cuando en el mercado existen tantas marcas, características y tecnologías.

Pero, no es la última ni más importante decisión, pues, después debemos escoger entre rentar o comprar el mobiliario, ¿cuál es la mejor opción?

Elige una opción: ¿Renta de mobiliario y equipo de oficina o compra?

Si tienes pensado renovar tu oficina o apenas estás comenzando tu negocio, seguro te has preguntado esto. Pero, antes de elegir, es importante considerar algunos aspectos:

• ¿Por cuánto tiempo vas a utilizar el equipo?

Si aún no estás seguro de permanecer en un sitio por diferentes cuestiones o si requieres el equipo sólo por cierto tiempo, lo más adecuado sería rentar.

Existen opciones de arrendamiento que facilitan la obtención del equipo al final del contrato, si decides quedarte con él.

Ahora bien, si tu negocio está consolidado y cuentas con un buen capital, probablemente prefieras realizar una inversión que te asegure la propiedad del equipo.

• La tecnología avanza a pasos agigantados

Cuando se trata de equipo tecnológico o maquinaria, hay que considerar que, sin las últimas actualizaciones, muchos pueden volverse obsoletos. En ese sentido, la renta de mobiliario y equipo de oficina podría ser la mejor opción.

Sin embargo, si tu empresa opera en un giro que no requiere las más recientes novedades tecnológicas, puedes adquirir un equipo que te sirva para cumplir tus propósitos.

• ¿Cuál es la situación económica de tu negocio?

Comprar puede implicar un ahorro significativo si pagas de contado y obtienes algún descuento. Mientras que al rentar, podrás realizar pagos mensuales en lugar de una gran inversión.

Cabe mencionar que las rentas se pueden deducir de impuestos al 100% sin la depreciación del mueble cuando lo compras.

Es fundamental que analices el costo/beneficio de comprar o rentar equipos de acuerdo con tu situación financiera actual y a futuro de tu negocio.

• Necesidades y objetivos de crecimiento

Igualmente importante es evaluar las necesidades de tus colaboradores, pues, son quienes operarán el equipo y utilizarán el mobiliario para cumplir sus funciones diarias.

Tus objetivos de crecimiento también deben influir en esta decisión, puesto que, hay que analizar qué opción resulta más conveniente a futuro para el beneficio de la empresa y quienes la componen.

Debes darle prioridad a las diferentes áreas del negocio y no descapitalizarte con la compra del equipo necesario para la operación. Por supuesto, también, hay que tomar en cuenta el estado y garantías de éste.

¿Por qué comprar el mobiliario y equipo de tu oficina?

Casi siempre que necesitamos algún equipo para nuestro negocio, comprar nos parece la única opción. Aunque, también representa un riesgo si no sabemos hacer una buena inversión.

Lo ideal sería comprar sólo aquello que aumente su valor con el tiempo y arrendar aquello que se devalúa.

Para decidir si es mejor realizar una compra directa, conoce los beneficios y obstáculos a continuación.

Modelos de Suscripción y Leasing Flexible para Mobiliario

La decisión entre rentar o comprar mobiliario de oficina se ha vuelto más compleja y flexible con la aparición de nuevos modelos de negocio, como los servicios de suscripción y el leasing flexible. Estas opciones están revolucionando la forma en que las empresas adquieren y gestionan sus activos, ofreciendo una adaptabilidad sin precedentes en un entorno empresarial en constante cambio.

Los modelos de suscripción permiten a las empresas acceder a mobiliario de alta calidad pagando una tarifa mensual, similar a un servicio. Esto elimina la necesidad de una gran inversión inicial y permite escalar el mobiliario según las necesidades del equipo, añadiendo o retirando piezas a medida que la plantilla crece o se reduce. Es ideal para startups, pymes en crecimiento o empresas con proyectos a corto plazo.

El leasing flexible, por su parte, ofrece contratos de arrendamiento con términos más adaptables que los tradicionales, permitiendo a las empresas ajustar la duración del contrato o las cantidades de mobiliario con mayor facilidad. Esto es particularmente ventajoso en escenarios de trabajo híbrido, donde la ocupación de la oficina puede fluctuar. Ambos modelos ofrecen beneficios significativos: reducen la carga financiera inicial, permiten a las empresas mantener su capital para otras inversiones estratégicas, y facilitan la actualización del mobiliario para mantenerse al día con las últimas tendencias de diseño y ergonomía.

Además, a menudo incluyen servicios de mantenimiento y soporte, liberando a las empresas de la gestión logística. Al optar por la suscripción o el leasing flexible, las empresas pueden asegurar que su espacio de trabajo siempre esté optimizado y alineado con sus objetivos operativos y financieros, sin la rigidez de la propiedad tradicional.

Impacto Fiscal y Financiero de la Renta vs. Compra de Mobiliario

La elección entre rentar y comprar mobiliario de oficina no solo tiene implicaciones operativas, sino también un impacto fiscal y financiero significativo que debe ser cuidadosamente analizado. Desde una perspectiva fiscal, la renta o el leasing de mobiliario a menudo se consideran gastos operativos, lo que permite a las empresas deducir el 100% de las cuotas mensuales como gasto de operación, reduciendo así la base imponible del impuesto sobre sociedades.

Esto puede ser una ventaja considerable para el flujo de caja, ya que no se requiere una gran salida de capital inicial y los pagos son predecibles y distribuidos a lo largo del tiempo. En contraste, la compra de mobiliario se considera una inversión de capital, lo que implica que el costo total no se deduce inmediatamente, sino que se deprecia a lo largo de su vida útil, lo que puede ser un proceso más lento para recuperar la inversión a efectos fiscales.

Financieramente, la renta o el leasing liberan capital que puede ser reinvertido en áreas clave del negocio, como investigación y desarrollo, marketing o expansión. Esto es especialmente relevante para empresas en crecimiento que necesitan mantener liquidez. Además, el mobiliario arrendado no aparece como un activo en el balance de la empresa, lo que puede mejorar ciertos ratios financieros y la capacidad de endeudamiento. Por otro lado, la compra ofrece la propiedad del activo, lo que puede ser ventajoso a largo plazo si el mobiliario tiene una vida útil prolongada y se espera que conserve su valor.

Sin embargo, la propiedad también conlleva responsabilidades como el mantenimiento, las reparaciones y la eventual disposición del activo.

La decisión final debe basarse en un análisis detallado del flujo de caja de la empresa, su estrategia fiscal, sus objetivos de crecimiento y la vida útil esperada del mobiliario, considerando siempre la flexibilidad y las ventajas que cada opción ofrece en el contexto actual del mercado.

¿Cuándo elegir la renta de mobiliario y equipo de oficina?

Rentar el mobiliario y equipo de oficina es ideal para las pymes que se encuentran en desarrollo, debido a las ventajas financieras y operativas que ofrece.

Hoy en día, se pueden arrendar muchas cosas: autos, maquinaria, software, hardware, etc.

El beneficio mayor se encuentra en el uso de los bienes, en lugar de la propiedad de los mismos.

Para algunas empresas lo ideal sería rentar y una vez alcanzada la rentabilidad optar por comprar el mobiliario rentado. Aquí entra el término leasing: es la operación mediante la que obtienes el uso del equipo de forma temporal, mediante cuotas periódicas que incluyen el costo de cesión más intereses. Es decir, se tiene la posibilidad de comprar el equipo al finalizar el contrato, regularmente a un precio más accesible o renovar el acuerdo.

 No dejes pasar que...

Antes de firmar un contrato de arrendamiento, es fundamental evaluar la reputación del prestador del servicio, su experiencia en el mercado y verificar las especificaciones del contrato, tales como:

• Si la renta es vencida o anticipada
• Las garantías y mantenimiento de los bienes
• Si existe opción de compra al término
• Las condiciones de uso

Es importante asegurarse de que el equipo realmente beneficie la productividad y competitividad del negocio.

El leasing, es una alternativa viable para empresas en crecimiento y ofrece mayores ventajas que cualquier otra opción, para la adquisición de activos fijos. Analiza diversos prestadores del servicio, nosotros te recomendamos empresas como ArrendaTodo, nuestro socio comercial.

Leasing Gebesa: La alternativa ideal para amueblar tu empresa.

El arrendamiento de muebles Gebesa lo maneja ArrendaTodo, como socio comercial, te contamos cómo es el proceso: 

• El asesor de Gebesa realiza su cotización normal de compra-venta.
• ArrendaTodo trabaja sobre dicha cotización para indicarle condiciones y mensualidades al cliente; manejando plazos de 12, 24 y 36 meses, así podrás elegir el que mejor se adapte a tus necesidades.
• Al finalizar el periodo, el cliente decide entre liquidar el costo residual para comprar el mobiliario, o bien, terminar el contrato y finalizar con el uso del mobiliario. 
• En caso de finalizar contrato, ArrendaTodo poseerá la propiedad los muebles que podrá ofrecer a otros clientes, asegurándose de que estos estén en óptimas condiciones. 

Si aún no estás seguro si optar por la renta de mobiliario y equipo de oficina o su compra, te compartimos una información que puede ayudarte a amueblar la oficina.