El objetivo de todos los gerentes y jefes es lograr una comunicación clara y efectiva con todos sus colaboradores que sea la base de la colaboración en la oficina.
Existe una infinidad de factores que pueden afectar la comunicación organizacional y el diseño de oficinas juega un gran papel en ello. Es importante prestar especial atención al mismo para asegurarnos que no interfiera con el flujo de información.
A través de diseños creativos, la elección del mobiliario adecuado y la aplicación de la tecnología, es posible promover una comunicación eficiente. Aquí hay algunas sugerencias que te ayudarán a empezar:
Mobiliario móvil
La colaboración puede suceder en cualquier momento y lugar, por lo que debes adaptarte a las condiciones que se impongan. Al elegir mobiliario móvil para tu oficina, serás capaz de crear un espacio formal incluso en situaciones repentinas.
Por ejemplo, si algunos de tus colaboradores llevan a cabo una reunión en el área central de la oficina en lugar de la sala de conferencias, podrás mover fácilmente tu pizarrón móvil, tus escritorios móviles e incluso tus puertos de corriente para montar un área de reunión espontánea.
Red de comunicación (Internet)
En el mundo digital actual y en los tiempos posteriores a COVID-19, es fundamental organizar reuniones virtuales.
La colaboración ha migrado a las plataformas digitales y las reuniones en línea no solo han demostrado ser más cómodas para la mayoría, sino que consumen menos tiempo, evitan la necesidad de trasladarse y promueven el distanciamiento social.
Por lo tanto, la infraestructura y tecnología para llevar a cabo las reuniones en línea se ha vuelto esencial. Es imperativo contar con una conexión a internet buena y confiable y asegurarnos que los dispositivos de nuestros colaboradores estén equipados con cámaras.
Mientras que las reuniones públicas en línea pueden llevarse a cabo en plataformas gratuitas como Zoom, Google Meets o Skype, las reuniones confidenciales deben manejarse desde una plataforma propia, hospedada en el propio servidor de la empresa para no arriesgar la confidencialidad.
Además, al auxiliarnos de estas plataformas, también es conveniente contar con una plataforma para agendar citas, de forma que todas las reuniones y juntas se planeen convenientemente en los tiempos libres de nuestros colaboradores sin necesidad de intercambiar múltiples correos. Será mucho más fácil encontrar los espacios adecuados para las reuniones.
Diseño presentable
Tu oficina debe verse presentable todo el tiempo para que el ambiente de una reunión espontánea se vea igual que el de una reunión normal.
El diseño de oficinas puede utilizarse para motivar a los colaboradores, por lo tanto, debes utilizar esta herramienta de forma inteligente. Los espacios personalizados, el suficiente espacio para el movimiento, los sistemas de ventilación adecuados y los muebles flexibles son aspectos esenciales de esta solución de oficina. Además de la funcionalidad, este estilo de diseño debe reflejar la identidad de tu oficina.
La iluminación adecuada
La iluminación juega un papel vital en la creación del ambiente perfecto. La luz excesivamente brillante puede generar cansancio, mientras que la iluminación tenue interfiere con la productividad.
Incluso si tu diseño es impresionante, no significa nada para los colaboradores si no lo ven correctamente. La iluminación adecuada mejorará el diseño de tu oficina y creará un ambiente acogedor. Puedes aprovechar al máximo esta innovadora solución de oficina utilizando tecnología de iluminación automatizada.
Espacios cómodos
La colaboración puede ser reforzada al incrementar la comodidad de nuestros colaboradores. Tanto los miembros de nuestro equipo como los visitantes deben sentirse cómodos y bienvenidos en un espacio de oficina.
Sin embargo, hay que prestar especial atención a no convertir el área de trabajo en un lugar demasiado cómodo, al punto de promover la ociosidad. El nivel de iluminación adecuado, las sillas y sillones cómodos y los escritorios de altura ajustable son solo algunos ejemplos de mobiliario que te ayudará a crear un espacio cómodo para tus colaboradores e impresionar a los visitantes.
Diseño adaptable
Tu oficina tiene un espacio limitado y algunos recursos pueden ser ocupados por otros equipos o colaboradores. En lugar de esperar a que se desocupen ciertos espacios de colaboración, puedes sacarle provecho a los diseños adaptables y crear nuevos espacios cuando sea necesario.
Por ejemplo, si todas las salas de reuniones están ocupadas, puedes armar un espacio para reuniones utilizando mamparas y mesas sobrantes.
Otro de los grandes beneficios del diseño adaptable es que las personas pueden cambiar el diseño de su espacio personal para satisfacer sus necesidades. Un escritorio de altura ajustable permitirá que los colaboradores se mantengan de pie cuando necesiten estirarse y ajusten la altura del escritorio a la que ellos prefieran.
Estas simples, rápidas e innovadoras soluciones de oficina cambiarán la cara de las colaboraciones para tu empresa, sobre todo si se acompañan con acciones que promuevan una actitud de colaboración.
Si bien estas soluciones te ayudarán a promover las alianzas dentro de la oficina, es tu innovación lo que cerrará tratos. Las soluciones de oficina serán catalizadoras que te ayudarán a mejorar el proceso.
