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¿Cuál es el equipo de oficina para una empresa?, consideraciones y diez elementos necesarios.

Durante el equipamiento de una oficina hay que planificar cada estación de trabajo, de acuerdo a las actividades que se realizarán allí y tomando en cuenta la calidad de cada elemento, más allá del costo.

Es decir, factores ergonómicos que favorezcan la salud y el bienestar de los colaboradores, así como, la garantía de los muebles, son los que ofrecerán mayores beneficios a largo plazo e impactarán más en la productividad del entorno laboral.

Consideraciones básicas antes de adquirir el equipo de oficina

Si estás por renovar o abrir tu oficina, lo primero que tienes que saber es que requiere tiempo y dedicación.

Además, cada área de trabajo debe estar alineada a las necesidades de los usuarios y ser multifuncional, pensando en que estos requieran mayor espacio para realizar sus tareas o se integren nuevos empleados.

Ahora bien, ¿qué necesitas definir antes de equipar tu oficina?:

  • Cuántos usuarios ocuparán el espacio
  • Qué actividades van a realizar
  • Cuáles son las dimensiones y características del espacio que vas a equipar
  • Cuánto tiempo tienes para amueblar el espacio
  • Cuánto presupuesto quieres invertir.
  • Elegir el mobiliario y equipo de oficina adecuados

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10 elementos necesarios para equipar la oficina

Actualmente, las empresas se encuentran más abiertas a crear diseños innovadores y sofisticados que incentiven la creatividad  y mejoren la colaboración entre los empleados.

Así, la industria inmobiliaria se ha mantenido al margen de las nuevas demandas de los oficinistas, favoreciendo la ergonomía y adecuando el mobiliario a nuestras necesidades y funciones diarias.

Estos son 10 elementos imprescindibles en el equipamiento de una oficina:

1. Mobiliario

Aquí entran los escritorios, las sillas, archiveros, estantes, botes de basura, repisas, libreros, mesas de trabajo, sillones, entre otros. Toma en cuenta que cada elemento tiene un papel importante, pero, no es indispensable que se encuentren todos en cada estación de trabajo.

Por otro lado, la ergonomía implica adecuar el espacio al usuario, por lo que cada detalle debe tener una utilidad, es decir, no tener menos ni más de lo necesario para optimizar el espacio.

2. Computadoras y software

Es casi imposible imaginar nuestro día a día sin emplear dispositivos electrónicos. Gracias a las laptops y tablets tenemos mayor accesibilidad desde cualquier lugar y a cualquier hora.

Una computadora es, casi siempre, el recurso más valioso para la producción, comunicación y gestión empresarial. El tipo o modelo de pc que elijas y sus características dependen totalmente de las actividades que vas a realizar.

Caso práctico. Un consultor que utiliza mayormente el correo electrónico, hace búsquedas en Internet y gestiona bases de datos, necesitará una máquina mucho más simple que un editor de video o diseñador gráfico.

Contar con computadoras en la oficina es indispensable y aún más, proteger la información de clientes y de la propia empresa. Para ello, las múltiples ofertas de software ofrecen almacenamiento seguro y brindan movilidad para consultarla cuando sea necesario.

3. Internet

Pero, los dispositivos electrónicos no servirían de nada sin un medio que ayude a conectar a tus empleados, clientes y tu negocio. Para ello, requerirás de un servicio de Internet que te provea de una red para que tus colaboradores trabajen eficientemente.

4. Multifuncionales

Aunque, hoy en día, la mayoría de la información se mueve digitalmente, no está de más tener una impresora multifunción para aquellos documentos que quieres registrar en papel.

Muchas veces esas impresiones deben ser fotocopiadas o escaneadas y, si te encuentras en otro lugar, tal vez debas enviarlas por fax. En ese sentido, las máquinas multifuncionales pueden significar un ahorro de tiempo y dinero considerable.

5. Servicios

Tanto los básicos como el agua, la luz y el internet, el acondicionamiento de la oficina y los servicios exteriores (como pueden ser las plataformas que ayudan a gestionar los procesos internos), deben ser contratados y pagados en tiempo y forma.

Imagina que la ausencia de alguno o varios de ellos puede detener la operación y evitar que tus colaboradores trabajen eficientemente, o por el contrario, mejorar la productividad y competitividad de tu negocio.

6. Papelería

En papelería podemos considerar los pizarrones, plumones, bolígrafos, libretas, engrapadoras, post-its, cinta adhesiva, clips, etc. Aunque estemos en la era digital, son elementos que no pueden faltar en una mesa de trabajo para realizar anotaciones y registrar las tareas pendientes.

7. Teléfonos

Cada día realizamos múltiples actividades mediante nuestro celular. Revisar correos electrónicos, hacer llamadas, enviar mensajes, pagar servicios, realizar trámites y operaciones bancarias.

Para mejorar la comunicación entre los empleados y con los clientes, es importante contar con un sistema telefónico, ya sea estático o portátil, del cual puedas disponer para que el intercambio sea más eficaz y oportuno.

8. Iluminación

La iluminación en la oficina es muy importante para conseguir un mejor desempeño en el puesto de trabajo. De no cuidarla, podemos sentirnos cansados, sufrir dolores de cabeza o tener una mala postura.

Se recomienda que el espacio de trabajo cuente con fuentes de luz natural y artificial, una ventana y una lámpara en el escritorio que disminuyan la fatiga ocular y cuyo consumo eléctrico sea bajo, también.

9. Artículos decorativos

Aunque no son indispensables, sí infieren en la motivación y sentido de pertenencia. Lo ideal es que cada usuario personalice su estación de trabajo, pero, si se trata de puestos pequeños, otra opción es colocar cuadros, plantas o cambiar el color de las paredes.

10. Máquina de café y dispensador de agua

El coffee break puede ser un lapso en el que los colaboradores se despejen y consigan regresar a sus labores más motivados.

Puesto que, pasamos tantas horas en la oficina sin posibilidad de desplazarnos, ir por un café o agua para hidratarnos, puede significar un tiempo de relajación y convivencia con los demás compañeros.

Otras consideraciones...

Igualmente, debes considerar el mantenimiento del equipo y mobiliario de oficina, pues, con el tiempo y uso, es normal que se desgaste y requiera reparaciones o actualizaciones, según sea el caso.

Por otra parte, los suministros de papelería y limpieza, también son relevantes para conservar el lugar de trabajo ordenado y limpio.

Si aún no estás seguro sobre invertir en mobiliario y equipo de oficina, otra opción es el arrendamiento. Conoce los beneficios y desventajas en este artículo: ¿Rentar o comprar mobiliario y equipo de oficina?

Si estás por adquirir el equipo de oficina para una empresa, la siguiente guía podría ayudarte a elegir los muebles de mejor forma. 

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