¿Cuál es el mobiliario corporativo y equipos de oficina necesarios para una empresa?, consideraciones y diez elementos necesarios.
Durante el proceso de elegir el equipamiento de oficina y mobiliario corporativo es uno de los elementos de una empresa más importantes que hay que planificar; se debe hacer el proceso para cada estación de trabajo, de acuerdo a las actividades que se realizarán allí y tomando en cuenta la calidad de cada elemento, más allá del costo.
Es decir, factores ergonómicos que favorezcan la salud y el bienestar de los colaboradores, así como, la garantía de los muebles, son los que ofrecerán mayores beneficios a largo plazo e impactarán más en la productividad del entorno laboral.
Consideraciones para elegir mobiliario corporativo y equipo de oficina
Si estás por renovar o abrir tu oficina, lo primero que tienes que saber es que requiere tiempo y dedicación.
Además, cada área de trabajo debe estar alineada a las necesidades de los usuarios y ser multifuncional, pensando en que estos requieran mayor espacio para realizar sus tareas o se integren nuevos empleados.
Ahora bien, ¿qué necesitas definir antes de comprar el equipo de oficina para una empresa?:
- Cuántos usuarios ocuparán el espacio
- Qué actividades van a realizar
- Cuáles son las dimensiones y características del espacio que vas a equipar
- Cuánto tiempo tienes para amueblar el espacio
- Cuánto presupuesto quieres invertir.
- Elegir el equipo de oficina y mobiliario adecuados
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10 elementos necesarios para equipar una oficina
Actualmente, las empresas se encuentran más abiertas a crear diseños innovadores y sofisticados que incentiven la creatividad y mejoren la colaboración entre los empleados.
Así, la industria inmobiliaria se ha mantenido al margen de las nuevas demandas de los oficinistas, favoreciendo la ergonomía y adecuando el mobiliario corporativo a nuestras necesidades y funciones diarias.
Estos son 10 elementos imprescindibles en el equipamiento de una oficina:
1. Mobiliario corporativo
El mobiliario corporativo constituye la base física de cualquier espacio de trabajo. Aquí se incluyen elementos esenciales como escritorios, sillas ergonómicas, archiveros, estantes, botes de basura, repisas, libreros, mesas de trabajo, sillones y estaciones modulares. Cada uno cumple una función específica para facilitar la organización, la productividad y la comodidad en el entorno laboral.
Es importante entender que no todos estos muebles deben estar presentes en cada estación de trabajo, sino que deben seleccionarse de acuerdo con las tareas que se desempeñan en ese puesto. Por ejemplo, un área administrativa no tendrá los mismos requerimientos que una zona de diseño o una sala de juntas. La clave está en ajustar el mobiliario a las necesidades reales del equipo, evitando tanto el exceso de objetos como la falta de herramientas funcionales.
Además, la ergonomía juega un papel determinante: no se trata solo de amueblar, sino de crear estaciones que favorezcan el bienestar físico y mental de los colaboradores. Escritorios con altura ajustable, sillas con soporte lumbar, superficies amplias para trabajo colaborativo y zonas de descanso bien equipadas pueden marcar una gran diferencia en la salud, eficiencia y motivación del personal. Invertir en mobiliario corporativo de calidad no solo eleva la estética del lugar, sino que representa una estrategia a largo plazo para mejorar el rendimiento general de la empresa.
2. Computadoras y software
Es casi imposible imaginar nuestro día a día sin emplear dispositivos electrónicos. Gracias a las laptops y tabletas, tenemos mayor accesibilidad desde cualquier lugar y a cualquier hora.
Una computadora es, casi siempre, el recurso más valioso para la producción, comunicación y gestión empresarial. El tipo o modelo de pc que elijas y sus características dependen totalmente de las actividades que vas a realizar.
Caso práctico. Un consultor que utiliza mayormente el correo electrónico, hace búsquedas en Internet y gestiona bases de datos, necesitará una máquina mucho más simple que un editor de video o diseñador gráfico.
Contar con computadoras en la oficina es indispensable y aún más, proteger la información de clientes y de la propia empresa. Para ello, las múltiples ofertas de software ofrecen almacenamiento seguro y brindan movilidad para consultarla cuando sea necesario.
3. Internet
Pero, los dispositivos electrónicos no servirían de nada sin un medio que ayude a conectar a tus empleados, clientes y tu negocio. Para ello, requerirás de un servicio de Internet que te provea de una red para que tus colaboradores trabajen eficientemente.
4. Multifuncionales
Aunque, hoy en día, la mayoría de la información se mueve digitalmente, no está de más tener una impresora multifunción para aquellos documentos que quieres registrar en papel.
Muchas veces esas impresiones deben ser fotocopiadas o escaneadas y, si te encuentras en otro lugar, tal vez debas enviarlas por fax. En ese sentido, las máquinas multifuncionales pueden significar un ahorro de tiempo y dinero considerable.
5. Servicios
Tanto los básicos como el agua, la luz y el internet, el acondicionamiento de la oficina y los servicios exteriores (como pueden ser las plataformas que ayudan a gestionar los procesos internos), deben ser contratados y pagados en tiempo y forma.
Imagina que la ausencia de alguno o varios de ellos puede detener la operación y evitar que tus colaboradores trabajen eficientemente, o por el contrario, mejorar la productividad y competitividad de tu negocio.
6. Papelería
En papelería podemos considerar los pizarrones, plumones, bolígrafos, libretas, engrapadoras, post-its, cinta adhesiva, clips, etc. Aunque estemos en la era digital, son elementos que no pueden faltar en una mesa de trabajo para realizar anotaciones y registrar las tareas pendientes.
7. Teléfonos
Cada día realizamos múltiples actividades mediante nuestro celular. Revisar correos electrónicos, hacer llamadas, enviar mensajes, pagar servicios, realizar trámites y operaciones bancarias.
Para mejorar la comunicación entre los empleados y con los clientes, es importante contar con un sistema telefónico, ya sea estático o portátil, del cual puedas disponer para que el intercambio sea más eficaz y oportuno.
8. Iluminación
La iluminación en la oficina es muy importante para conseguir un mejor desempeño en el puesto de trabajo. De no cuidarla, podemos sentirnos cansados, sufrir dolores de cabeza o tener una mala postura.
Se recomienda que el espacio de trabajo cuente con fuentes de luz natural y artificial, una ventana y una lámpara en el escritorio que disminuyan la fatiga ocular y cuyo consumo eléctrico sea bajo, también.
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9. Artículos decorativos
Aunque no son indispensables, sí infieren en la motivación y sentido de pertenencia. Lo ideal es que cada usuario personalice su estación de trabajo, pero, si se trata de puestos pequeños, otra opción es colocar cuadros, plantas o cambiar el color de las paredes.
10. Máquina de café y dispensador de agua
El Coffe break puede ser un lapso en el que los colaboradores se despejen y consigan regresar a sus labores más motivados.
Puesto que, pasamos tantas horas en la oficina sin posibilidad de desplazarnos, ir por un café o agua para hidratarnos, puede significar un tiempo de relajación y convivencia con los demás compañeros.
Otras consideraciones...
Igualmente, debes considerar el mantenimiento del equipo de oficina y mobiliario corporativo, pues, con el tiempo y uso, es normal que se desgaste y requiera reparaciones o actualizaciones, según sea el caso.
Por otra parte, los suministros de papelería y limpieza, también son relevantes para conservar el lugar de trabajo ordenado y limpio.
Si aún no estás seguro sobre invertir en mobiliario y equipo de oficina, otra opción es el arrendamiento. Conoce los beneficios y desventajas en este artículo: ¿Rentar o comprar mobiliario y equipo de oficina?
Tendencias 2025 en mobiliario corporativo: espacios más flexibles y humanos
En 2025, el mobiliario corporativo continúa evolucionando para adaptarse a las nuevas formas de trabajo que surgieron tras la pandemia. Una de las principales tendencias es el uso de mobiliario modular, que permite transformar los espacios según las necesidades del momento. Este tipo de mobiliario ofrece flexibilidad para reuniones improvisadas, estaciones colaborativas o zonas individuales, fomentando un entorno más dinámico y funcional.
Otra tendencia clave es el auge del trabajo híbrido, que exige oficinas preparadas para recibir empleados que solo asisten ciertos días. Por ello, cada vez más empresas están invirtiendo en escritorios regulables en altura, ideales para promover el movimiento, mejorar la ergonomía y adaptarse a distintos usuarios en espacios compartidos. Esta inversión no solo mejora el confort, sino que también impacta positivamente en la salud y productividad de los colaboradores.
Finalmente, los booths acústicos se están convirtiendo en elementos imprescindibles dentro de los diseños de oficina modernos. Estos módulos cerrados permiten tomar llamadas, tener videoconferencias o concentrarse en tareas individuales sin distracciones externas, ofreciendo privacidad en espacios abiertos sin necesidad de remodelaciones costosas. En conjunto, estas tendencias apuntan hacia oficinas más humanas, adaptables y alineadas con el bienestar del talento.
Si estás por adquirir el equipo de oficina para una empresa, la siguiente guía podría ayudarte a elegir los muebles de mejor forma.
