Equipamiento para oficina, 5 errores que no debes cometer

En el equipamiento para oficina, existen errores muy comunes que debemos evitar. Conoce cuáles son en este artículo.

Para que el diseño del espacio de trabajo sea satisfactorio, es importante detenernos a evaluar ciertos aspectos del lugar que vamos a equipar, los objetivos del área, las funciones que se llevarán a cabo, entre otros.

El reto consiste en crear oficinas agradables y confortables que fomenten la creatividad, pero, que no dejen de ser productivas. Para alcanzar el balance perfecto, primero vamos a hablar de los errores más comunes en equipamiento para oficinas. ¡Toma nota!

Equipar una oficina: lo que no debes hacer

Comúnmente, cuando las empresas no alcanzan sus objetivos empresariales, lo último que consideran es el espacio de trabajo. ¿Tus instalaciones cuentan con lo necesario para mejorar el rendimiento de tus colaboradores?

Si estás experimentando constantes faltas o bajas de personal, desacuerdos entre tus equipos, baja productividad o antipatía, es probable que hayas pasado algo por alto.

5 errores más comunes en el equipamiento de oficinas:

1. No conocer las necesidades y funciones de los colaboradores

Este aspecto es primordial. Si no tenemos claro para quiénes se está diseñando el espacio, estaremos perdiendo tiempo y dinero valiosos.

Es indispensable conocer el número de usuarios que vas a tener en cada área y adecuar cada estación de trabajo a las tareas que estos van a desempeñar.

Igualmente, toma en cuenta si requieren de privacidad o si estarán en constante interacción.

Para ello, hay múltiples opciones. A veces, no es necesario separar los puestos de trabajo con paredes, sino, con mamparas, biombos o estantes, por ejemplo. Así, puedes tener espacios semi-privados en lugares abiertos, también.

Lo más recomendable para no errar en el diseño de nuestra oficina, es acudir con los profesionales. Las soluciones de amueblamiento pueden ofrecerte una respuesta integral a tus necesidades y las de tus empleados.

La satisfacción del personal es uno de los indicadores clave de rendimiento y uno de los factores que intervienen son los espacios en los que desarrollarán sus actividades. 

2. Desconocer la imagen que se quiere proyectar

Luego de definir las necesidades de los usuarios y las características del espacio, tenemos que elegir el estilo de los muebles, el color de las paredes y si la luz será natural o artificial, según la imagen que queremos reflejar.

Antes de equipar la oficina, debes tener claro cuáles son los valores y el mensaje que quieres comunicar en tu espacio de trabajo.

Sobre todo, si recibes visitas en tus oficinas o si deseas alentar un sentido de pertenencia entre tus empleados, pues, así podrás integrar a tu empresa con tus clientes y colaboradores de forma eficaz.

Anticipar las dimensiones y características del lugar que vamos a equipar es fundamental para optimizar el espacio.

Esto es, que tengamos solamente lo esencial para realizar nuestras tareas y mantener cada estación ordenada y organizada. Recuerda que mantener a tus empleados amontonados puede parecer poco profesional para tus clientes y afectar el clima laboral.

Para ello, primero debes conocer los detalles como el número de ventanas que hay, dónde están las conexiones, la altura del techo, si hay columnas, el tipo de piso, etc.

Aunque, si no eres un experto en arquitectura, lo ideal es acercarte a un profesional que te ayude a analizar el espacio que quieres equipar para evitar fallas que resulten más costosas a largo plazo.

4. No tener un presupuesto

Sin importar si vas a abrir una oficina nueva o si vas a renovarla, es imprescindible que cuentes con un presupuesto del cual puedas disponer inmediatamente.

Debemos ver el equipamiento de la oficina como una inversión, más que un costo.

No es necesario gastar tanto dinero en mobiliario y equipo de oficina, si sabemos elegirlos bien. La prioridad es que sean funcionales y estéticamente agradables.

Los beneficios que obtengas dependerán del proveedor que elijas. Tienes que ajustar tu presupuesto a lo que necesitas esencialmente y considerando los beneficios, garantías y calidad que te ofrece.

Ahora bien, si tu presupuesto es reducido y prefieres no asumir un compromiso de compra tan grande, puedes optar por el arrendamiento. Conoce sus beneficios en: ¿Rentar o comprar el mobiliario y equipo de oficina?

5. No proyectar el crecimiento empresarial

Todas las empresas quieren crecer, pero, ¿cuántas prevén el aumento de la plantilla o las adecuaciones del mobiliario durante el diseño de sus oficinas?

Es importante realizar el equipamiento pensando en las necesidades del presente y del futuro, pues, de no hacerlo, tendremos que realizar otra inversión a mediano o largo plazo. En ese sentido, lo ideal es considerar la importancia de la ergonomía.

La ergonomía no se trata sólo de una silla cómoda y ajustable, sino, de adaptar el espacio de trabajo al usuario. Todos los elementos: escritorios, iluminación, archiveros, son partícipes de este aspecto.

Puesto que, debemos buscar la optimización del espacio con miras hacia un crecimiento empresarial, lo más prudente es distribuir correctamente todos los elementos y que cada uno sea específicamente útil, resistente y adaptable.

Algunas recomendaciones para equipar tu nueva oficina

• Mantener el diseño sencillo: También es bueno conservar un estilo sencillo pero elegante y no cargar demasiado el espacio de trabajo, pues, puede perder formalidad.
• Diseño no es lo mismo que decoración:  Primero debemos planificar el diseño de la oficina (necesidades y número de usuarios, características del espacio, actividades a realizar, presupuesto) y después, elegir los elementos decorativos para mejorarlo.
• Los elementos como la luz y el ruido también son vitales: La mala iluminación y la contaminación acústica pueden perjudicar el bienestar y rendimiento de los empleados, o por el contrario, favorecer la concentración y mejorar la productividad.
• Separar las áreas de trabajo de las de descanso: Es importante delimitar los espacios de acuerdo a su función, pues, el diseño y estilo del mobiliario serán totalmente diferentes.
• Integrar tecnología: Los dispositivos electrónicos: laptops, teléfonos, tablets, proyectores, pantallas necesitan tener lugares específicos. Los muebles, deben ofrecer soportes y resguardo para estos dispositivos de ser posible.

Si tienes más dudas acerca del equipamiento de oficinas, lee más en: Equipo de oficina para una empresa.