Las oficinas colaborativas pueden ser muy productivas, pero, no son ideales para todas las empresas. Aquí te diremos por qué.
¿Por qué están de moda las oficinas colaborativas?
El boom de las oficinas colaborativas se dio hace casi una década cuando varias empresas adoptaron un modelo de trabajo horizontal, derribando las jerarquías y preocupándose por el espacio de trabajo en función de las necesidades de los trabajadores y los objetivos estratégicos.
Google y Amazon fueron algunos de los pioneros de dicha tendencia. Estas organizaciones han preferido las oficinas abiertas y colaborativas para fomentar la innovación, la motivación y el trabajo en equipo.
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El resultado: mayor compromiso de los trabajadores, aumento de la productividad, mejores niveles de crecimiento y un excelente clima laboral.
Actualmente, sabemos que la cultura de las oficinas colaborativas es, sin duda, una gran idea. Sin embargo, no es para todas las empresas ni para todas las áreas. Ya que, pese a que incentiva la creatividad e integración de los trabajadores, también, se han detectado ciertas desventajas.
Los contras de trabajar en oficinas colaborativas
El rendimiento en oficinas colaborativas puede ser deficiente debido a 3 causas principalmente:
- Contaminación acústica: En espacios colaborativos, el ruido y las distracciones visuales pueden afectar la concentración y con ello, la productividad de los trabajadores.
A veces, es necesario utilizar un lugar más privado para realizar ciertas actividades y lo ideal es poder acceder a este tipo de espacios cuando sea necesario, también.
- Descontento del personal: Si bien las oficinas colaborativas mejoran la productividad, en algunos casos, la falta de privacidad hace sentir incómodos a los trabajadores, frenando su desarrollo. Toma en cuenta que no todos tienen deseos de crear y colaborar.
- Mayor inversión en tecnología: Puesto que las dinámicas de trabajo son diferentes en una oficina colaborativa, tanto el espacio como las herramientas de trabajo, deben ser flexibles para adaptarse a ellas: pantallas, equipos de audio y video, laptops, tablets, mobiliario, etc.
Muchas empresas no equipan correctamente el espacio y terminan provocando el desuso o la subutilización de éste.
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Entonces, ¿qué modelo de oficina debo adoptar para mejorar la productividad?
Hasta ahora, hemos destacado las ventajas y desventajas de las oficinas colaborativas, pero, debes estarte preguntando ¿cómo debe ser una oficina idealmente? Para ello, te recomendamos:
- Analizar las actividades y objetivos de cada área para crear espacios funcionales para cada una de ellas.
- Evaluar las necesidades de los usuarios en función de los objetivos de cada espacio de trabajo.
- Examina la cultura organizacional y responde: ¿las formas de trabajo y el diseño de las oficinas están alineadas con los valores de la empresa?
- Considera las zonas de desconexión como algo indispensable para mejorar la productividad. Un trabajador requiere de una breve distracción cada 45 minutos para desarrollarse de manera óptima.
Ningún cambio del espacio de trabajo es posible sin un cambio de liderazgo y las dinámicas de trabajo.
Al principio mencionamos que el modelo de oficinas colaborativas no era para todas las empresas. Debido a que, además de tratarse de una cuestión de diseño y planeación de espacios, se trata, también, de un cambio de filosofía y de la forma de trabajar.
Los muros y paredes que antes dividían a los directivos de los empleados y frenaban la comunicación y colaboración, se han transformado debido a la evolución de las oficinas y las tendencias como el home-office y el trabajo de forma remota o a distancia.
Por ello, mejorar la productividad no radica sólo en tener oficinas colaborativas o privadas, sino en la libertad otorgada al trabajador sobre dónde y cómo prefiere trabajar, ofreciéndole la posibilidad de elegir espacios abiertos o cerrados de acuerdo a sus necesidades y capacidades.
Oficinas colaborativas y oficinas privadas: cuándo sí y cuándo no
Ahora bien, resultaría casi imposible darle gusto a cada empleado sin descuidar el objetivo de cada área o afectar la inversión en mobiliario y tecnología.
Se trata de ayudar a los colaboradores a realizar sus actividades y potenciar sus capacidades ¿Cómo? Con oficinas diseñadas de forma consciente y equilibrada.
De manera que, tener un correcto equilibrio entre espacios abiertos, colaborativos y cerrados repercuta en la productividad de manera positiva, mejorando la satisfacción del personal y reduciendo la tasa de rotación.
Comienza a aprovechar las ventajas de cada espacio de trabajo y define para qué tipo de actividades debes contar con una oficina colaborativa o privada:
Cabe mencionar que en el rango de oficinas colaborativas a oficinas privadas, existen diversas opciones de espacios de trabajo. Algunos que son cerrados, muchas veces sólo están separados por elementos que disminuyen el ruido y la contaminación visual.
Por otro lado, algunos espacios abiertos pueden ser semiprivados también y estar separados por libreros, biombos o mamparas, por ejemplo.
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