La tecnología mejora la productividad en la oficina adecuándose a las nuevas formas de trabajo y a la necesidad de las empresas de ser más competitivas.
Ahora bien, para ayudar a los trabajadores a ser más productivos, es necesario proporcionarles las herramientas adecuadas. Utilizar la tecnología correcta es fundamental para adaptarnos a esta era digital. ¿Cómo lograrlo?
¿Por qué integrar tecnología en la oficina?
La tecnología ya no se limita únicamente al uso de ordenadores, teléfonos e impresoras multifuncionales. Los sistemas de gestión documental o las soluciones de seguridad y conectividad, han logrado eficientar múltiples procesos y mejorar la comunicación entre los colaboradores y el seguimiento de los clientes.
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El software de gestión de tareas
A través de estas herramientas podemos ver de forma gráfica los proyectos y las tareas que le son asignadas a todos los miembros del equipo, así como la asignación de fechas, para conocer el progreso de cada uno. Algunos ejemplos son:
- Asana: Cuenta con un espacio para la comunicación con los demás miembros del equipo que funciona como un timeline para estar al tanto de las tareas o proyectos establecidos. Tanto los comentarios como las actualizaciones se hacen al instante y se pueden compartir calendarios.
- Slack: Es una herramienta que unifica la comunicación entre los empleados y ahorra tiempo. Dispone de su propio chat, es útil para compartir archivos y cuenta con diferentes versiones para smartphones. También, se integra con servicios como Google Drive, Dropbox, Heroku, GitHub, Trello y Zendesk.
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Las soluciones de seguridad
Google Drive y Office 365, ofrecen almacenamiento en la nube para disminuir los riesgos de perder información importante, o bien, para acceder a ella desde cualquier dispositivo, a cualquier hora y en el lugar que nos encontremos.
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La herramientas de conectividad
Desde el mobiliario que integra conducción de voz y datos, hasta elementos como las diademas para aislar el ruido exterior, las mamparas que disminuyen la contaminación acústica o la tecnología bluetooth; todas ellas ayudan a mejorar la calidad del trabajo y garantizan mayor eficiencia en las llamadas y conferencias.
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Tecnología integrada al mobiliario de oficina
Los puestos de trabajo deben adaptarse a las necesidades de los usuarios. Por lo que, es indispensable que los muebles cuenten con suficientes conexiones eléctricas y que las estaciones de trabajo sean ergonómicas.
Ejemplo de la tecnología integrada en el mobiliario son los escritorios de altura ajustable, los cuales, le dan mayor movilidad al usuario y hacen de la oficina un sitio que considera el bienestar y mejora la productividad los colaboradores.
Puesto que, cada vez más se trabaja más de forma remota y muchas organizaciones están compuestas de freelancers que ejercen desde diferentes partes del mundo, estas herramientas son cada vez más necesarias.
Su objetivo principal es mejorar el trabajo colaborativo, mediante una comunicación instantánea y eficaz, así como, compartir información. Estas herramientas ayudan a organizar mejor las tareas, ahorrar tiempo y mejorar la productividad. Ahora bien, ¿cómo integrarlas en la oficina?
Lee más en: 5 ideas para mejorar la productividad en la oficina
Tecnología y productividad van de la mano
En aras de aumentar la productividad laboral, la tecnología también se ha extendido al propio espacio de trabajo y a las dinámicas de los empleados. Es decir, que no basta con tener herramientas si no contamos con un espacio físico que favorezca y potencialice estas cualidades.
Así, las formas de trabajar han cambiado y cada vez es más común encontrar áreas de coworking en lugar de los antiguos cubículos, pues, benefician la colaboración entre los trabajadores e incentivan la creatividad.
Por otro lado, el home-office ha ganado terreno en varias empresas de todo tipo de sectores. Al igual que el trabajo a distancia, ambas modalidades permiten a los usuarios modificar su rutina y ser más eficientes.
Estos cambios han transformado los espacios de trabajo antiguos en oficinas modernas y más productivas, cuyo objetivo es crear entornos innovadores y más competitivos con ayuda de la tecnología.
Sin embargo, para lograrlo es necesario equipar los espacios de trabajo correctamente.
Diseño y tecnología en oficinas más productivas
Mejorar la productividad en la oficina, significa crear espacios de trabajo cómodos, saludables, funcionales y personalizados. Puesto que, las formas de trabajar han cambiado, el espacio y la decoración deben adecuarse a éstas.
Mediante el diseño y la tecnología, es posible equipar oficinas que ayuden a los usuarios a llevar a cabo sus actividades de forma más eficiente. Para ello, es importante tomar en cuenta que:
1. El diseño y la decoración también son importantes
La tecnología no sólo tiene que ver con computadoras más rápidas o colocar pantallas gigantes. También, es fundamental contemplar detalles como la iluminación, ya sea natural o artificial.
Asimismo, crear un diseño limpio y personalizado, decorado con plantas, cuadros, etc. Aquí, es importante anticipar para qué se utilizará el espacio: reuniones con clientes, entrevistas, juntas; pues, de ello depende qué elementos se añadirán.
2. Es necesario cambiar la gestión de espacios, equipos y formas de trabajo
El objetivo de la tecnología es conseguir una mayor eficiencia. Pero, generar motivación y mejorar la calidad de vida de los colaboradores no es algo que hará la tecnología por sí sola, sino, su uso a partir del factor humano.
Para ello, es necesario que tanto empresas como trabajadores, se adapten al cambio cultural que está surgiendo en los espacios de trabajo. Pues, la tecnología adecuada puede ayudar a las personas a eficientar sus actividades.
Las soluciones multimedia integradas en el mobiliario, además de ser altamente funcionales, favorecen el desempeño y mejoran la productividad de los colaboradores.
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