¡Bienvenidos! En nuestra edición de hoy, queremos abordar un tema que está cobrando cada vez más relevancia en el mundo empresarial: las oficinas libres de papel y cómo la digitalización se convierte en una opción ecológica y sostenible.
¿A qué nos referimos con “Oficinas libres de papel”?
El ejemplo más cotidiano de este término ha sido la digitalización de facturas, que recibes por e-mail. Pero los sistemas de digitalización de documentos tienen un objetivo más grande en la productividad y la protección del medio ambiente.
Por oficina sin papel nos referimos a aquel espacio de trabajo en el que todos los documentos son almacenados en discos duros, USB o incluso en la nube y son intercambiados mediante plataformas electrónicas como servidores de datos o correo electrónico.
¿Cuáles son las ventajas de la digitalización de documentos?
La transición hacia una oficina sin papeles es más que una tendencia. Se ha convertido en una necesidad urgente en un mundo cada vez más consciente de los desafíos medioambientales. La digitalización de los documentos y procesos tiene múltiples beneficios para las empresas y el planeta. Veamos algunas razones por las cuales deberíamos considerar esta opción:
1. Reducción del consumo de papel
El uso masivo de papel en las oficinas es una fuente importante de deforestación y consumo de recursos naturales. Al digitalizar los documentos, reducimos drásticamente la necesidad de imprimir y, por lo tanto, el consumo de papel. Además, al optar por soluciones de gestión de documentos digitales, podemos eliminar la necesidad de archivar físicamente los documentos, liberando espacio.
2. Ahorro de costos y tiempo
Piensa en ¿Cuánto tiempo se invierte en encontrar un determinado documento? Especialmente en empresas con un gran archivo, esta tarea ocupa algunas horas que serían útiles para otras tareas. En cambio, al estar digitalizados, se tendrá acceso con mayor facilidad, en menor tiempo y desde cualquier lugar; agilizando las consultas.
La digitalización no solo es buena para el medio ambiente, u optimizar el tiempo, sino también para la economía de las empresas. Al eliminar el gasto en papel, tinta de impresora y otros suministros relacionados, podemos reducir significativamente los costos operativos.
3. Mayor seguridad y protección de datos
Almacenar documentos en formato digital ofrece niveles superiores de seguridad y protección de datos. Los sistemas de gestión documental digital pueden implementar medidas de seguridad avanzadas, como la encriptación y el acceso restringido, para proteger la información confidencial.
4. Colaboración y comunicación mejoradas
La digitalización de los documentos y procesos fomenta la colaboración y la comunicación eficiente en el entorno laboral. Los archivos digitales pueden compartirse fácilmente entre colegas, permitiendo un acceso simultáneo y una colaboración en tiempo real.
¿Cómo iniciar el proceso de reducir el uso de papel?
La digitalización de documentos contribuye a mejorar la productividad. Sin embargo, para poder experimentar los beneficios de convertirse en una oficina libre de papel, es necesario realizar cambios en la dinámica laboral.
Para lograrlo, no solo es fundamental contar con el equipo tecnológico adecuado, sino también obtener la aceptación del equipo y modificar algunos hábitos en toda la organización. Estos son algunos de los pasos que debes seguir en el proceso…
1. Establecer metas medibles a corto plazo.
Una opción consiste en establecer una fecha límite para contar con los sistemas y herramientas necesarios para digitalizar los documentos, y una segunda fecha límite para tener todos los archivos, existentes, en formato digital.
2. Determinar dónde se almacenarán los documentos digitalizados.
La utilización de un sistema de almacenamiento en la nube permitirá guardar los archivos allí en lugar de en un servidor propio, además de facilitar el compartirlos con colegas, clientes y colaboradores.
Estos sistemas actúan como un "centro digital" para la organización, ya que permiten almacenar los documentos y simplificar el proceso de búsqueda.
3. Considerar la seguridad de los documentos.
Aunque la mayoría de los sistemas de almacenamiento en la nube son seguros, es recomendable implementar medidas y hábitos adicionales para proteger los documentos legales.
4. Involucrar al equipo en la adopción de nuevas tecnologías.
Es necesario modificar los hábitos de trabajo para adaptarse a un modelo sin papel. Por tanto, es fundamental informar al equipo con anticipación y entablar conversaciones sobre el proceso de transición.
En Gebesa nos esforzamos por ofrecerte soluciones innovadoras y sostenibles para las necesidades de tu oficina, ya que estamos comprometidos con la preservación del medio ambiente y la creación de entornos laborales saludables.
La digitalización de las oficinas es un paso importante en esta dirección. Esperamos que esta información te ayude en la transición hacia una oficina libre de papel.
