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En un entorno tan cambiante como el nuestro, los espacios de trabajo de oficina basados ​​en actividades han demostrado adaptarse a nuestros horarios y tareas de manera fácil y eficaz. 

El diseño de espacios de trabajo basado en actividades es una forma de organización que ha sido adoptada por algunas de las organizaciones más eficientes y exitosas. Esto no es de extrañar, ya que existen investigaciones de rigor científico que confirman sus beneficios corporativos. 

También conocido como ABW por sus siglas en inglés (Activity-Based Working), hoy en día este método es utilizado por empresas como Microsoft, ANZ Bank. Gerson Lehrman Group y muchas otras. 

Consiste esencialmente en un modelo de oficina abierta, sin puestos fijos, donde los colaboradores pueden moverse libremente, para realizar sus diferentes funciones en diversos entornos, cada uno con una función designada.

Aunque el modelo ABW surgió por primera vez en los años 80, es en los últimos años cuando se ha vuelto más popular, principalmente por sus múltiples beneficios que se adaptan al ritmo laboral actual. 

Académicos de la Escuela de Arquitectura de la Universidad de Sydney realizaron un estudio integral donde concluyeron una mejor satisfacción del trabajador, una mayor productividad percibida y mayores oportunidades para el desempeño de tareas físicas en las oficinas que practican el ABW.

 

Transformar mentalidades 

El diseño del espacio de trabajo de ABW es una forma poderosa de transformar la visión de una empresa hacia una dirección moderna, eficiente y productiva.

La innovación y la apertura para realizar funciones con mayor libertad y dinamismo también son una forma de responder oportunamente a los mercados cambiantes.

En muchos casos, es incluso el paso definitivo que permite transformar el funcionamiento operativo de una empresa hacia modelos más eficaces. Para empezar con este cambio, por ejemplo, en lugar de cambiar todas las estaciones de trabajo individuales de cada colaborador, la innovación se puede integrar en un área de trabajo específica, donde el beneficio de esa innovación es grande. Si el experimento tiene éxito, el diseño se puede implementar en otros sitios. Si es un fracaso, una empresa solo necesita cambiar un área.

 

Fomenta la iniciativa y la creatividad

Muchas empresas han descubierto que romper con la monotonía de un espacio de trabajo compartido también puede generar inspiración para encontrar nuevas formas de pensar y hacer las cosas, que también pueden producir ideas o creaciones únicas. Los colaboradores se sienten más proactivos y animados cuando necesitan trasladarse a una nueva área para realizar una tarea, en lugar de sentirse encerrados dentro de su cubículo durante toda la jornada laboral.

 

Adaptarse a diferentes necesidades

Los espacios de trabajo basados ​​en actividades pueden ser radicalmente diferentes dependiendo del rubro de la empresa y las tareas que se realizan dentro de la oficina.

Un gerente senior de WeWork relata cómo tener un ambiente estilo cafetería, con música y muebles de salón, así como otras instalaciones para la interacción y la conversación, se convirtió en una estrategia altamente productiva para tareas colaborativas. 

Aunque dentro de ese mismo piso se mantienen estaciones de trabajo modulares individuales, absolutamente silenciosas, donde las personas pueden concentrarse y seguir siendo altamente eficientes. 

Es fundamental considerar las diferentes necesidades y objetivos de una empresa desde un punto de vista práctico y como un tipo de proceso de branding que considera la cultura de la empresa a la hora de seleccionar muebles. 

Por ejemplo, colocar exuberantes sofás en una zona ambientada para el análisis y la reflexión de ideas; cómodas estaciones modulares para crear fácilmente proyectos en equipo, módulos individuales para tareas que requieren concentración o salas de reuniones con toda la tecnología necesaria para compartir información relevante. Es  también una forma de diseño eficiente en el ABW, ya que las áreas son comunes y no pertenecen a un departamento específico, lo que significa que se deja menos espacio desocupado.

 

Da mayor libertad y favorece el flujo natural de la organización

Es un desafío encontrar una lógica organizacional rígida que lleve a una empresa al éxito. Las necesidades de una organización están cambiando constantemente. Si tenemos una oficina fija con un diseño fijo de departamentos y equipos, entonces surge un sentido de estancamiento, no solo por el espacio de trabajo sino también por el trabajo que produce un departamento. ¿Quién no ha entrado a otro departamento y se ha sentido un intruso al ver la reacción de la gente que ahí se encuentra?. 

Dentro del ABW, las líneas entre departamentos se difuminan. Lo cual ayuda con la colaboración en su conjunto, pero también limita la política corporativa. Además, las personas que intentan “permanecer fuera del radar” y hacen la mínima cantidad de trabajo a puerta cerrada no pueden existir en este entorno.

 

Ampliar el sentido de pertenencia

¿A quién le gustaría pasar buena parte de su vida sentado en la misma oficina, siempre haciendo lo mismo? Por muy atractivo que parezca un salario, se percibe como una posibilidad con un bajo interés, sobre todo para las nuevas generaciones. Por tanto, no favorece el sentido de pertenencia a un proyecto empresarial.

Por otro lado, este modelo más flexible y heterogéneo, que permite una mayor libertad y derriba los muros de las oficinas convencionales, convierte la adaptabilidad en un activo para toda la empresa.