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Aunque las oficinas abiertas han ganado popularidad en los últimos años, muchos gerentes luchan por encontrar una manera de mejorar la productividad y reducir las distracciones en este entorno. Descubre cómo puedes hacerlo en este artículo.

Las oficinas abiertas se convirtieron en una tendencia que ganó popularidad de forma natural ante la necesidad de los equipos de potenciar el trabajo colaborativo y la sincronía entre sus miembros. 

Sin embargo, más allá de todas las ventajas que ofrece para el trabajo colaborativo, las distracciones y el ruido siguen siendo uno de sus mayores desafíos. Aquí te compartimos algunas de las formas en las que varias empresas están resolviendo este problema. 

El factor auditivo

El ruido ambiental viene por añadidura con en el diseño de oficinas abiertas. No obstante, en un entorno diseñado para integrar equipos, escuchar todas las conversaciones y todos los sonidos producidos por los compañeros genera distracciones que impactan en la productividad.

Por tanto, hay que tener en cuenta el diseño general de nuestra oficina abierta y prever adecuaciones simples, como divisores y mamparas que permiten una fácil integración con el mobiliario de oficina y no son demasiado intrusivos. Beneficiando la concentración de los colaboradores.

Hay que tener en cuenta que una barrera de sonido física no es suficiente. Si la superficie de la misma es demasiado dura, puede crear un eco, por lo que hay que elegir texturas capaces de absorber el ruido y disponer de mobiliario modular con una mayor capacidad de aislamiento para quienes requieren una mayor concentración. 

Una de las ventajas del mobiliario modular es que se puede mover o adaptar fácilmente a las necesidades específicas de la empresa.

Análisis de distribución y plano de planta

También es fundamental evaluar si tu oficina tiene una distribución adecuada para todas las tareas. Existe una idea errónea de que la oficina abierta significa que todos deben colaborar en todo momento, lo que no es el caso según varios estudios.

Es mejor tener áreas enfocadas en los diferentes tipos de tareas. Pues aunque hay acciones que requieren el trabajo de varios miembros de la oficina, es necesario contar con un buen mobiliario para el trabajo colaborativo, y considerar también áreas de trabajo individuales para tareas especializadas.

Por ejemplo, una sala de reuniones ofrece más privacidad y no distraerá a los demás trabajadores de la oficina de sus tareas rutinarias, de la misma forma que un área con cómodos sofás permitirá que los trabajadores se desestresen y retomen sus labores con mayor concentración.

Organización

Mantener un horario de trabajo bien planificado también te ayudará a aprovechar mejor el tiempo y el espacio.

Delimitar tiempos para las tareas colaborativas y mantener una lista concreta de tareas pendientes para cada miembro permitirá avanzar hacia objetivos bien definidos, lo que contribuirá a que tu equipo se mantenga enfocado en las prioridades. 

Oficinas sin ubicaciones fijas

Muchas de las empresas más exitosas de los últimos años también han adoptado modelos de oficinas abiertas, pero con espacios donde los empleados pueden moverse libremente, llamados espacios de trabajo basados ​​en actividades.

Se configuran estaciones de trabajo de varios tipos dependiendo de las actividades que se realicen cada día. Así, cierto día puede integrarse una sección para el trabajo colaborativo y otros días se organizan conjuntos personales con un mayor aislamiento para las funciones individuales. Incluir un conjunto de auriculares aislantes también es una gran ayuda para mitigar las distracciones

Una idea que ha funcionado para muchas empresas es colocar letreros de colores en los espacios de trabajo para indicar su disponibilidad. Por ejemplo, si estás realizando una tarea que requiere que estés completamente concentrado y no quieres que nadie se le acerque para comentar algo, puedes colocar un letrero en rojo. Esto sirve como una advertencia de que no está disponible. Por otro lado, colocarlo en verde puede indicar que estás abierto a recibir visitas y comentarios de otros compañeros de la oficina.

Disminución de las distracciones visuales

Otro tipo común de distracción en las oficinas abiertas es el problema visual. Mantener una perspectiva del corredor puede ser útil en casos de servicio al cliente. Sin embargo, ver las idas y venidas de la oficina es una distracción constante que afecta la productividad.

Trabajar en una oficina abierta no significa que todos tengamos que vernos la cara en todo momento; la instalación de paneles en escritorios es también otra forma sencilla de reforzar la concentración que también ayuda a mejorar las medidas de salud en un contexto de “nueva normalidad”. 

Probar diferentes configuraciones

Escuchar los comentarios de los trabajadores de oficina mientras se toma en cuenta el enfoque de gestión te ayudará a conocer las preocupaciones y necesidades de tu personal con mayor detalle.

También vale la pena implementar métricas para medir de manera concreta los factores de productividad y así poder refinar gradualmente hasta encontrar una fórmula ideal para cumplir mejor con los objetivos de su oficina.