6 claves para Reuniones Efectivas
Tener reuniones fluidas y productivas depende mucho de la distribución y el mobiliario de tu sala de conferencias. Descubre cómo puedes crear este espacio aquí.
La sala de conferencia es el lugar donde a menudo se toman las decisiones que marcan el rumbo de una empresa. Por lo tanto, éstas deben estar debidamente equipadas para favorecer la interacción y el discurso.
A continuación, presentamos seis elementos clave que pueden ayudarte a fomentar un entorno de reunión más efectivo, con todas las mejoras tecnológicas para realizar reuniones mientras las restricciones del Covid-19 prevalecen.
Mediciones correctas
Según estudios realizados por Bain & Company, en la actualidad, los colaboradores dedican en promedio alrededor del 15% de su tiempo a algún tipo de reunión. Por consiguiente, el diseño de una sala de conferencias no es un tema menor, sino un factor crucial que debe contemplarse e implementarse cuidadosamente.
Para comenzar con esta labor, hay que considerar la cantidad de personas que albergará la sala. Definiendo las capacidades mínimas y máximas, considerando múltiples salas de reuniones dependiendo de la situación y calculando el espacio y mobiliario necesarios en cada una.
Si tienes 15 gerentes o directivos, la capacidad máxima de la sala no puede ser menor que este número, y también debes tomar en cuenta a los invitados y los observadores que se puedan sumar. Es fundamental designar suficiente espacio y distanciamiento entre cada una de las personas que ahí se encuentran para prevenir la propagación del virus en un área con múltiples personas.
Una excelente mesa de sala de reuniones configurable también puede permitir una mayor flexibilidad para adaptarse mejor a diferentes reuniones.
Asientos apropiados para una sala de conferencias
Según una investigación llevada a cabo por Visix, la duración promedio de una reunión es de 31 a 60 minutos. Por lo tanto, es esencial contar con sillas ejecutivas o semi-ejecutivas que permitan a los participantes sentarse cómodamente mientras sea necesario. Pues aunque el promedio ronda los 60 minutos, en muchas ocasiones las juntas pueden alargarse por varias horas.
Muchas empresas están también explorando el mobiliario modular en las salas de reuniones, rompiendo con el modelo convencional de una gran mesa central con sillas alrededor y creando salas de reuniones poco convencionales.
En algunos ejemplos de estos casos, las salas de reuniones se configuran como salas de estar residenciales o tienen áreas de descanso, lo que hace que el ambiente sea más informal y llevadero.
Divisiones
Por supuesto, una sala de reuniones debe sentirse como tal; incluso si se encuentra en un entorno de oficina abierta, debería ofrecer una mayor sensación de privacidad. Esto permite que la conversación se lleve a cabo en un entorno más confidencial, evitando generar distracciones al exterior y manejando incluso temas delicados con discreción.
Sin embargo, dada la situación actual del Covid-19, es fundamental implementar barreras protectoras al exterior y poner en práctica políticas más estrictas de distanciamiento social.
Esto se puede mantener incluso en una sala de reuniones mediante paneles divisores transparentes, que evitan el contacto físico directo, sin afectar la visibilidad o la capacidad de comunicarse en las proximidades.
Escritorios de altura ajustable
Hoy en día, con la tecnología del mobiliario, es posible hacer que las salas de reuniones sean más dinámicas que en el pasado sin un mayor esfuerzo.
Un ejemplo es la implementación de unidades con estaciones de altura ajustable, en las que cada miembro puede ajustar individualmente la superficie frente a ellos a una altura precisa para realizar diferentes tareas.
Quizás se requiera un boceto o modelo durante la reunión; en este sentido, ofrecer una superficie más flexible, capaz de adaptarse de forma más personalizada, hace las cosas más cómodas, más eficientes y, por tanto, más productivas.
Tecnologías digitales
Puede que no siempre sea necesario tener el mismo tipo de infraestructura, por lo que partir de un buen conjunto de hubs multimedia móviles permitirá un acceso rápido a las conexiones y tecnología necesaria para cada tipo de reunión.
Por ejemplo, si se va a establecer un enlace con un equipo o clientes en el extranjero que quieran comunicarse mediante videoconferencia, se necesitará un hub equipado con una cámara de video y una pantalla.
Por otro lado, si se está haciendo una presentación, un conjunto de ejes más extenso puede ayudar a proyectar la presentación preparada para la ocasión con mayor detalle.
Además, otorgar un fácil acceso a datos, informes o análisis en tiempo real puede ayudar al proceso de toma de decisiones en las reuniones.
Organización
Uno de los desafíos más recurrentes en las juntas es la falta de organización. Sin una agenda establecida, es probable que los participantes se salgan del tema. Por lo que un sistema centralizado o un buen software para reuniones puede ser de gran ayuda para coordinar, confirmar o suspender reuniones con prontitud.
Asimismo, mantener un código de conducta, desde la etiqueta hasta el calendario de reuniones, también ayudará a que el trabajo sea más eficiente.
Una sala de reuniones adecuada, solo con su diseño, puede fortalecer la imagen de una empresa. Aun así, si también está equipado con todo lo necesario, puede ser un motor esencial para un cambio positivo, mejorando la productividad de todas las empresas.
