¿Cómo fomentar la concentración en espacios de oficina colaborativos?
Lograr la concentración en espacios de oficina colaborativos significa encontrar un equilibrio entre las actividades de equipo y las individuales a través de la organización del espacio y las tareas.
Las oficinas colaborativas se han convertido en la opción predilecta de muchos, debido a sus múltiples beneficios. Sin embargo, lo que empresas como Google descubrieron al poner en práctica este diseño de oficinas, es que la clave para crear entornos colaborativos es en realidad lograr mantener los niveles de concentración de los colaboradores, mientras se dan numerosas distracciones en la oficina.
A continuación, te mostramos cinco estrategias clave que también podrían generar resultados interesantes para tu empresa.
Valorar la distribución del espacio
El trabajo individual es fundamental, pero la colaboración es un factor capaz de generar una sinergia vital. No obstante, cuando se trata de productividad, a menudo no se le da suficiente importancia a la necesidad de mantener la concentración también en un ambiente de trabajo en grupo, como ha sido ampliamente documentado por estudios como los llevados a cabo por el Gensler Research Institute.
De hecho, con la investigación mencionada y la implementación de oficinas abiertas en las grandes empresas, se concluyó que estos dos tipos de actividad son las principales en las oficinas de hoy: el trabajo individual que requiere una gran concentración y las tareas colaborativas; aunque estas últimas en ocasiones pierden rápidamente prioridad.
Esto puede convertirse en un caos absoluto, ya que empresas como Google descubrieron que tener varios grupos colaborando en la misma área también generaba distracciones significativas a nivel del grupo, lo que resultaba en una pérdida de productividad.
Es por ello que adoptaron un modelo de oficina colaborativa, donde el eje fundamental -aparte de las áreas de trabajo individuales- eran las secciones destinadas a trabajar en pequeños grupos.
Por supuesto, el espacio es un recurso limitado, por lo que Google implementó un sistema de "presupuesto de área", una cierta cantidad de espacio físico disponible. Para lograr esto, se puede configurar un entorno de reunión modular proporcionado por la empresa. "Mientras se implemente, la sala pertenece al equipo. Si por alguna razón el equipo ya no necesita la sala, se elimina", como afirma Gary Keene, director de operaciones de Google Engagement.
La flexibilidad se convirtió en una de las cualidades para aprovechar al máximo el espacio y sacar el mayor partido al trabajo colaborativo. A través de muebles de calidad y estaciones modulares fáciles de montar, las instalaciones para tareas particulares se pueden configurar rápidamente.
Por supuesto, esto se puede hacer al ritmo de cada empresa; con planes diarios, semanales, mensuales, etc. Solo es necesario distribuir los espacios y tener a disposición salas de trabajo con el mobiliario idóneo para el tipo de actividad a realizar.
Actuar en función de las diferentes actividades de su personal
Las necesidades de un grupo que se va a reunir para una lluvia de ideas no son las mismas que las que van a hacer un análisis o elaborar un modelo, un diagnóstico, las que van a discutir un problema, o las que buscan definir un proyecto o plan de trabajo.
Tener un buen conjunto de centros multimedia, sillas, mesas de altura ajustable, y estaciones modulares permite transformar de manera eficiente las oficinas de colaboración a fin de no perder el foco de dificultades técnicas.
Eso sí, si se hace como en Google, donde la sala se solicita y se prepara con antelación, será aún más eficiente el trabajo de oficina. "Hemos proporcionado salas de reuniones modulares que podemos instalar y reubicar muy rápidamente", enfatiza Keene para subrayar las ventajas de la flexibilidad.
Separación de grupos
Claro que no todos los tipos de empresas tienen las capacidades de una corporación global. Incluso si no tienen áreas construidas que permitan accesorios permanentes para la reconfiguración, algunas herramientas aceleran esta conversión de manera rentable.
Por ejemplo, es posible dividir habitaciones con posiciones y dimensiones precisas a través de tabiques de oficina, que también se pueden quitar o ajustar fácilmente.
Además, existen sistemas modulares, con paneles adicionales, que ayudan a mantener un mayor nivel de aislamiento para cada área de trabajo.
Cada equipo puede concentrarse mejor en su trabajo con una inversión relativamente pequeña planeada para mejorar la dinámica de las oficinas colaborativas.
Control del ruido ambiental
Jenny Hicks, directora de tecnología de Midwich, destaca la necesidad de reducir la contaminación acústica en los alrededores del lugar de trabajo como una de las claves para promover un rendimiento sin distracciones en los espacios de reunión.
La implementación de cabinas únicas para tareas de videoconferencia, combinado con sistemas modulares, puede permitir una concentración más eficiente en aquellas tareas que lo requieran.
Minimizar las distracciones
Aunque las encuestas muestran que la mayoría de las personas considera que son más productivas cuando tienen su teléfono inteligente a mano, no todas las empresas están de acuerdo.
Según estudios recientes de RescueTime, no pasan 6 minutos sin que los trabajadores revisen su correo electrónico o den un vistazo (o más) a sus redes sociales.
Por esta razón, muchas empresas implementan mecanismos para limitar la actividad personal en dispositivos móviles; los más drásticos incluso colocan estaciones para dejar los dispositivos antes de ingresar a la oficina o restringen electrónicamente el acceso a plataformas de entretenimiento específicas.
Sin embargo, la tendencia no es demasiado estricta con estas regulaciones a menos que se requiera una concentración total por un tiempo limitado o debido a problemas de seguridad. Una revisión rápida del correo electrónico puede ser un descanso mental, lo que hace que un trabajador sea más productivo.
No te olvides de la comodidad
Por supuesto, también es fundamental tener en cuenta el tipo de asiento ideal para cada zona.
Si los miembros del equipo pasan varias horas en el mismo espacio, será útil considerar al menos sillas semi-ejecutivas; o si necesitan flexibilidad y movimiento en el lugar, las sillas operativas también pueden representar una buena alternativa.
Hacer un diagnóstico integral del estado de sus oficinas y evaluar las diferentes estrategias y alternativas disponibles le permitirá construir un camino más confiable hacia un modelo de oficina colaborativa que se mantenga verdaderamente enfocado, eficiente y asequible.
