Una oficina en orden es un lugar mucho más propicio para generar resultados positivos, que una oficina sin un acomodo visible o espacios planeados. Mientras mejor sea nuestra capacidad organizativa, mejor será nuestra concentración y productividad en el lugar de trabajo.
A continuación, abordamos 7 consejos clave acerca de cómo puedes optimizar el funcionamiento en tu oficina, y en consecuencia mejorar el cumplimiento de metas.
El orden en el lugar de trabajo
De acuerdo con un estudio realizado por Brother UK, cuando no podemos mantener nuestra unidad de trabajo prolija, además de perder mucho tiempo buscando nuestros recursos de trabajo, existe una gran posibilidad de perder los mismos y por lo tanto, los niveles de productividad disminuyen considerablemente.
El 31% de los trabajadores de oficina, reconocen que sufren mayor estrés cuando su lugar de trabajo está desordenado.
En este sentido, los muebles modulares con capacidad extensible, resultan de gran ayuda para incorporar espacios de almacenamiento a cada lugar de trabajo.
Tener gabinetes o cajones donde podamos clasificar nuestras herramientas de trabajo para tenerlas siempre al alcance es una forma de organización que contribuye a generar un entorno más limpio y eficiente.
Si se trata de una función ejecutiva, que requiere tener a la mano una mayor cantidad de artículos, documentos o materiales, un conjunto operativo, es una manera eficaz de poder mantener en orden un lugar, y disfrutar del suficiente espacio para poder desenvolvernos de forma cómoda y apropiada durante las jornadas laborales.
Organización en la oficina
Más allá de los objetos y materiales de uso personal, también existe otra clase de artículos, como pueden ser herramientas de trabajo o documentos, que tienen un uso común entre varios miembros de una misma oficina.
Si tu empresa maneja una gran cantidad de documentación, contar con un archivero móvil moderno, es una alternativa muy eficiente para ahorrar espacio en tus instalaciones.
De igual forma, colocar gabinetes, libreros o archiveros, en lugares estratégicos es de gran ayuda para mantener un esquema más ordenado en la oficina, donde cada aditamento tenga un lugar definido, y por tanto se puedan mantener siempre espacios limpios y organizados, que permitan hacer más productivo el trabajo.
Conservar sólo lo necesario
Para cumplir el objetivo de tener un espacio mejor organizado, también resulta de utilidad hacer un análisis y considerar de qué elementos podemos disponer o reemplazar con alternativas digitales.
Hacer una migración de la documentación en papel hacia entornos digitales, puede ahorrar mucho espacio y permitir lugares más limpios. Además, en esta nueva normalidad, mientras menos contacto se tenga con objetos físicos, será mejor la seguridad en la oficina, por lo que la implementación de tecnologías digitales puede contribuir en gran medida.
Los cables son otro factor que puede generar unidades de trabajo más intrincadas; así que los ideal es reducirlos en la mayor medida posible, u organizarlos de una forma más discreta cuando no sea posible eliminarlos.
Colaboración sin distracciones
Una oficina permite una mayor coordinación e integración entre los miembros del equipo. Sin embargo, esto no significa que no sean necesarios los espacios individuales para cada colaborador.
De acuerdo a estudios recientes, cuando se realizan múltiples tareas en un mismo espacio de forma simultánea, la productividad cae un 40%; demostrando la importancia de ofrecer espacios que permitan que cualquier persona pueda mantenerse enfocada y sin distracciones mientras está en su lugar de trabajo.
Para lograr esto, los sistemas modulares individuales resultan convenientes ya que ayudan a evitar las distracciones visuales y auditivas propias de una oficina abierta. Además, los mismos pueden integrarse con mobiliario para el trabajo colaborativo, y modificar sus configuraciones en las ocasiones en las que es necesario abrir la conversación con otros compañeros.
Mayor flexibilidad
En tiempos como el actual, las condiciones en las que se puede ir a una oficina cambian constantemente. Por lo tanto, la capacidad de adaptarse de forma rápida y eficiente a las necesidades del momento, es una cualidad que beneficia la productividad.
En lugar de parar tus actividades completamente al momento que se reduzca el aforo dentro de tu oficina, o cuando se endurezcan las necesidades de distanciamiento, con las unidades modulares, la reorganización se vuelve sumamente sencilla.
Los muebles modulares se caracterizan por la facilidad con que se pueden instalar, almacenar o ajustar. Con una serie de sencillos pasos, es posible añadir unidades de trabajo nuevas, cambiar la distribución de los espacios, o incluso equiparlas con complementos como pantallas o mamparas para ajustarse a las necesidades del momento.
Cuidando la ergonomía
Al llevar a cabo el proceso de crear una oficina más organizada y mejorar la productividad, se recomienda tener en cuenta la elección de los asientos de nuestros colaboradores, ya que se vuelve un aspecto crucial.
Tomar en consideración la implementación de sillas ergonómicas, adecuadas para cada tipo de función, es una forma de cuidar de mejor forma la salud de los integrantes de la empresa y potenciar su rendimiento.
Un toque de naturaleza
Finalmente, de acuerdo a un estudio de la Universidad de Exeter, considerar un espacio para plantas en la oficina, puede aumentar hasta en un 15% la productividad. Un detalle que aunque en apariencia es sencillo, puede revitalizar un ambiente de formas impensadas, por lo que vale la pena considerar un espacio para estos elementos dentro de tu organización.
