Enlistamos 6 herramientas para trabajar desde casa. Coordina, gestiona y comunícate con tu equipo de forma eficaz.
En un mundo donde la digitalización se ha acelerado como uno de los cambios ante la pandemia del coronavirus COVID-19; y el trabajo remoto es cada vez más común, contar con herramientas efectivas para coordinar, gestionar y comunicarse con tu equipo es esencial.
Aquí te presentamos algunas opciones que pueden facilitar tu día a día laboral desde casa; para que puedas implementar el home office mientras cuidas la productividad de la organización.
Dos de los aspectos más importantes a tomar en cuenta en el trabajo a distancia son: la gestión de las tareas y la comunicación activa con los colaboradores.
Si eres líder de tu equipo de trabajo, seguramente te preocupa que las personas no cumplan con sus responsabilidades, o que las lleven a cabo de forma ineficiente por no tener a alguien que lo esté observando constantemente. Por lo que te compartimos 3 herramientas con las que podrás gestionar las actividades de los colaboradores de forma eficaz, dejando de lado esta preocupación.
Otra de las implicaciones del trabajo a distancia es la comunicación de todos los miembros del equipo. Te estarás preguntando cómo llevar a cabo reuniones que consideras importantes o cómo los colaboradores resolverán dudas de imprevisto. Te enlistamos 3 herramientas que facilitarán la comunicación del equipo.
Herramientas para gestionar tareas y proyectos
No pierdas tanto tiempo en preguntar cada hora cómo van para saber si las personas están cumpliendo o no. La mejor opción es planificar cada paso y organizar todos los detalles del proyecto y/o tareas. Lo siguiente será asignarles las tareas a cada colaborador.
De esta forma estarás evaluando no solamente el desempeño de las personas, también el cumplimiento de los objetivos. Con ayuda de las herramientas podrás tener una mejor visibilidad sobre:
- La carga de trabajo del equipo. A través de la asignación de tareas, responsables y fechas de entrega.
- Visualizar el progreso de los colaboradores. Con ayuda de estas herramientas crea secciones que te permitan tener una visión panorámica del flujo de trabajo.
- Detectar fácilmente contratiempos con el objetivo de crear soluciones rápidas.
La gestión eficaz de tareas y proyectos es fundamental para mantener la productividad en un entorno remoto. Estas herramientas te permiten asignar tareas, realizar un seguimiento del progreso y colaborar de manera efectiva con tu equipo:
1. Asana
Asana es una aplicación web y móvil diseñada para mejorar la colaboración en equipo a través de compartir, planificar y organizar el progreso de los proyectos y tareas. Además, cuenta con una versión gratuita para hasta 15 colaboradores. Para usarla deberás crear una cuenta, crear los proyectos que consideres necesarios y darle acceso a los colaboradores.
2. Cronograma de actividades
Crear un cronograma a través de una hoja de cálculo puede ser de gran utilidad. Puedes hacerlo tan específico como creas necesario, por días, semanas o mes a mes. Incluso puedes establecer colores a los marcadores que determinan la prioridad de las tareas. Si cuentas con algún servicio en la nube puedes compartirlo y hacerle modificaciones en tiempo real.
3. Almacenamiento en línea
Reúne todo el contenido que tu equipo necesita en solo lugar, ya sea que utilices Google Drive, La Nube Microsoft, Dropbox, u otra herramienta. Lo importante será que el equipo pueda acceder fácilmente a todo el contenido que pudiera necesitar para llevar a cabo sus tareas.
Herramientas para la comunicación del equipo
En la oficina el feedback puede realizar de forma inmediata, trabajando de forma remota, puede llegar a ser una tarea que se dificulta, ¿cómo mantener una comunicación activa y eficiente con todos los miembros del equipo?
- Es importante que las personas puedan verse y escucharse mutuamente cuando estén desarrollando las distintas actividades.
- Realiza reuniones de seguimiento con el equipo con el objetivo de conocer sus avances y/o dificultades.
- Mantén la comunicación. Durante el día pueden llegar a surgir dudas puntuales, que se resuelven con un mensaje de texto, el reto está que la persona del otro lado responda. Antes de usar la herramienta, establece las reglas. Por ejemplo, estar disponible en el horario de oficina o en horarios específicos.
- Programa las reuniones. Antes de realizarlas debes informarle al equipo en qué consistirán, tener claro cuál es el objetivo de la reunión, así como los acuerdos a los que aspiras a llegar. Por ejemplo, una reunión de 1 hora para informarles de la carga de trabajo semanal.
La comunicación efectiva es clave en un entorno de trabajo remoto. Estas herramientas te permiten mantener una comunicación activa y fluida con tu equipo:
1. Zoom
Zoom es una plataforma que permite realizar videoconferencias, hacer chats e impartir webinars de forma rápida y sencilla. Con la versión gratuita se puede programar reuniones de hasta 30 minutos, o crear reuniones sin límite de tiempo y personas (estas no se pueden programar).
Para comenzar a utilizar esta aplicación solamente tienes que crear una cuenta y compartir el enlace con los miembros del equipo.
2. Slack
Slack permite que puedan conformarse equipos cuyos miembros se comuniquen fácilmente. A través de los canales, es posible crear líneas de comunicación entre todas las áreas de la empresa, no importa si es grande, pequeña o mediana.
Otro de los beneficios es que puedes seleccionar qué personas estarán en cada canal o uno general que integre a todos, útil cuando se quiere compartir información a todo el personal. Cuenta con una versión gratuita y otras de pago. Bastará con la gratuita para mantener la comunicación con los colaboradores.
3. TeamViewer
Además de tener chats, video llamadas, tendrás la posibilidad de controlar la computadora de otro usuario a través de compartir la ID (con previa autorización). ¿Para qué controlar la computadora de alguien más? En una oficina es normal recurrir a alguien de sistemas para la instalación de programas que los usuarios no saben cómo usar.
Trabajando de forma remota acudir con el experto no es una opción y en algunos casos compartir la pantalla o realizar una llamada no será suficiente para resolver el problema. Es ahí cuando darle el control del equipo al experto será la solución a los problemas informáticos. Al igual que las anteriores, cuenta con una versión gratuita.
Del mismo modo, SamePage ha ganado terreno al ofrecer herramientas de trabajo colaborativo. Con él, puede comunicarse en video con los miembros de un equipo y editar todo tipo de documentos simultáneamente.
Es de suma importancia contar con herramientas para trabajar desde casa, que permitan a las personas llevar a cabo sus actividades de forma eficiente. Estas herramientas son solo algunas de las muchas opciones disponibles para trabajar de manera eficiente desde casa.
¡Explora tus opciones y encuentra las herramientas que mejor se adapten a las necesidades de tu equipo y tu negocio!
