Enlistamos 6 herramientas para trabajar desde casa. Coordina, gestiona y comunícate con tu equipo de forma eficaz.

Ante la pandemia del coronavirus COVID-19, implementar el home office para cuidar tanto la salud y bienestar de los colaboradores, así como la productividad de la organización se ha convertido en una necesidad para las empresas.

Dos de los aspectos más importantes a tomar en cuenta en el trabajo a distancia son: la gestión de las tareas y la comunicación activa con los colaboradores.

Seguramente te preocupa que las personas no cumplan con sus responsabilidades, o que las lleven a cabo de forma ineficiente por no tener a alguien que lo esté observando constantemente. Por lo que, si has decidido optar por el home office te compartimos 3 herramientas con las que podrás gestionar las actividades de los colaboradores de forma eficaz.

Otra de las implicaciones del trabajo a distancia es la comunicación de todos los miembros del equipo. Te estarás preguntando cómo llevar a cabo reuniones que consideras importantes o cómo los colaboradores resolverán dudas de imprevisto. Te enlistamos 3 herramientas que facilitarán la comunicación del equipo

 

Herramientas para gestionar tareas y proyectos

No pierdas tanto tiempo en preguntar cada hora cómo van para saber si las personas están cumpliendo o no. La mejor opción es planificar cada paso y organizar todos los detalles del proyecto y/o tareas. Lo siguiente será asignarles las tareas a cada colaborador.

De esta forma estarás evaluando no solamente el desempeño de las personas, también el cumplimiento de los objetivos. Con ayuda de las herramientas podrás tener una mejor visibilidad sobre:

  • La carga de trabajo del equipo. A través de la asignación de tareas, responsables y fechas de entrega.  
  • Visualizar el progreso de los colaboradores. Con ayuda de estas herramientas crea secciones que te permitan tener una visión panorámica del flujo de trabajo. 
  • Detectar fácilmente contratiempos con el objetivo de crear soluciones rápidas.

 

1. Asana

Asana​ es una aplicación web y móvil diseñada para mejorar la colaboración en equipo a través de compartir, planificar y organizar el progreso de los proyectos y tareas. Además, cuenta con una versión gratuita para hasta 15 colaboradores. Para usarla deberás crear una cuenta, crear los proyectos que consideres necesarios y darle acceso a los colaboradores.

 

2. Cronograma de actividades

Crear un cronograma a través de una hoja de cálculo puede ser de gran utilidad. Puedes hacerlo tan específico como creas necesario, por días, semanas o mes a mes. Incluso puedes establecer colores a los marcadores que determinan la prioridad de las tareas. Si cuentas con algún servicio en la nube puedes compartirlo y hacerle modificaciones en tiempo real. 

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3. Almacenamiento en línea

Reúne todo el contenido que tu equipo necesita en solo lugar, ya sea que utilices Google Drive, La Nube Microsoft, Dropbox, u otra herramienta. Lo importante será que el equipo pueda acceder fácilmente a todo el contenido que pudiera necesitar para llevar a cabo sus tareas.  

 

Herramientas para la comunicación del equipo

En la oficina el feedback puede realizar de forma inmediata, trabajando de forma remota, puede llegar a ser una tarea que se dificulta, ¿cómo mantener una comunicación activa y eficiente con todos los miembros del equipo?

  • Es importante que las personas puedan verse y escucharse mutuamente cuando estén desarrollando las distintas actividades. 
  • Realiza reuniones de seguimiento con el equipo con el objetivo de conocer sus avances y/o dificultades. 
  • Mantén la comunicación. Durante el día pueden llegar a surgir dudas puntuales, que se resuelven con un mensaje de texto, el reto está que la persona del otro lado responda. Antes de usar la herramienta, establece las reglas. Por ejemplo, estar disponible en el horario de oficina o en horarios específicos. 
  • Programa las reuniones. Antes de realizarlas debes informarle al equipo en qué consistirán, tener claro cuál es el objetivo de la reunión, así como los acuerdos a los que aspiras a llegar. Por ejemplo, una reunión de 1 hora para informarles de la carga de trabajo semanal.

 

1.  Zoom

Zoom es una plataforma que permite realizar videoconferencias, hacer chats e impartir webinars de forma rápida y sencilla. Con la versión gratuita se puede programar reuniones de hasta 30 minutos, o crear reuniones sin límite de tiempo y personas (estas no se pueden programar).

Para comenzar a utilizar esta aplicación solamente tienes que crear una cuenta y compartir el enlace con los miembros del equipo.

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2.  Slack

Slack permite que puedan conformarse equipos cuyos miembros se comuniquen fácilmente. A través de los canales, es posible crear líneas de comunicación entre todas las áreas de la empresa, no importa si es grande, pequeña o mediana.

Otro de los beneficios es que puedes seleccionar qué personas estarán en cada canal o uno general que integre a todos, útil cuando se quiere compartir información a todo el personal. Cuenta con una versión gratuita y otras de pago. Bastará con la gratuita para mantener la comunicación con los colaboradores.

 

3.  TeamViewer

Además de tener chats, video llamadas, tendrás la posibilidad de controlar la computadora de otro usuario a través de compartir la ID (con previa autorización). ¿Para qué controlar la computadora de alguien más? En una oficina es normal recurrir a alguien de sistemas para la instalación de programas que los usuarios no saben cómo usar.

Trabajando de forma remota acudir con el experto no es una opción y en algunos casos compartir la pantalla o realizar una llamada no será suficiente para resolver el problema. Es ahí cuando darle el control del equipo al experto será la solución a los problemas informáticos. Al igual que las anteriores, cuenta con una versión gratuita.

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Para aminorar el impacto del trabajo remoto, será de suma importancia contar con herramientas para trabajar desde casa, que permitan a las personas llevar a cabo sus actividades de forma eficiente.