Si estás pensando en el home office como una alternativa ante el COVID-19, con ayuda de estos consejos descubre cómo implementarlo con éxito.
Probablemente en estos días de contingencia has escuchado aún más acerca del Home Office, una estrategia de trabajo que muchas empresas están implementando. Este consiste en realizar el trabajo a distancia, desde la vivienda, con la ayuda de las plataformas digitales y del internet.
Sin embargo, no muchos empleados y empresas tienen la experiencia para trabajar bajo esta modalidad. Algunas nunca lo han puesto en práctica, otras apenas lo están considerando.
En situaciones de crisis, como es el caso de la cuarentena por la epidemia del Coronavirus (COVID-19), no queda opción. El trabajo en casa o home office se convierte en el mejor aliado para no perder la productividad de la empresa y cuidar el bienestar de los colaboradores.
Problemas como la falta de concentración, dificultad para el trabajo en equipo, fuga de información, complicaciones para cumplir entregas, etc., son solo algunas de las consecuencias negativas para las empresas. Pero esto no tiene que ser así.
Te compartimos 4 consejos útiles que puedes poner en práctica si comenzarás a implementar el trabajo a distancia o si ya lo has intentado y no te ha dado un buen resultado.
1. Establece objetivos por día, semana, mes a mes
Uno de los aspectos que más se te pueden dificultar el Home Office es mantener el ritmo de trabajo habitual en la oficina.
Tener la oportunidad de un horario más amplio puede descuadrar la organización del tiempo, así como la falta de supervisión. Para no caer en este contratiempo te recomendamos que establezcas objetivos claros.
Dependiendo del planteamiento de los objetivos deberás definir las actividades de cada persona en horas, días, semanas y meses. Es responsabilidad de los jefes, gerentes o personas encargadas del área organizar los objetivos con tareas claras y de los colaboradores cumplirlas.
Por ejemplo, el equipo deberá presentar una propuesta para un cliente la siguiente semana. ¿Cuál es el objetivo, quiénes serán los responsables, qué tarea le corresponde a cada uno, cuándo deberá entregarla? Es importante la retroalimentación del equipo, así podrás establecer tiempos muchos más realistas.
El problema de no medir bien los tiempos es que los colaboradores pueden quedarse trabajando muchas más horas de las que normalmente hace. Lo que tampoco ayudará a su desempeño, debido a dejar todo para el tiempo límite de entrega podría perjudicar en la calidad del trabajo.
O bien, que no tengas claridad sobre las tareas y en consecuencia que el tiempo que empleen sea más de lo esperado. Podría ser de gran ayuda establecer tiempos máximos y mínimos.
2. ¡No pierdas la comunicación con tu equipo!
Tanto los superiores como los colaboradores deben mantener una comunicación fluida a pesar de la distancia.
Para ello te recomendamos que hagas uso de herramientas para trabajar desde casa, como las plataformas digitales que te permitan organizar las asignaciones de actividades. Así como el uso de la nube o una base de datos para que todos puedan acceder a los archivos necesarios y también hacer las entregas de su trabajo.
Además, mantén la conexión constantemente del equipo, ya sea por las plataformas de mensajería instantánea o correo electrónico. Así podrás evitar fuga de información, malentendidos, resolver emergencias, dudas y no dar una impresión de que no están atendiendo las operaciones de la empresa.
3. Haz de su casa un espacio de trabajo confortable
Una gran ventaja del home office es que puedes acondicionar y diseñar tu espacio de trabajo de la forma que desees. En algunas ocasiones los lugares de oficina pueden ser un tanto sobrios e incómodos.
Para tener un espacio de trabajo confortable es fundamental tener todo el equipamiento que los colaboradores vayan a necesitar. Una computadora es lo básico, así como una buena conexión.
También vas a requerir de un buen escritorio, una silla cómoda y una lámpara para una buena iluminación. Lo que pueda llegar a necesitar para trabajar con la misma productividad que en la oficina.
En tiempo de crisis no se está preparado, por lo que, debemos procurar darle a los colaboradores lo que esté en la medida de las posibilidades de la empresa, como una laptop, expansor de wifi, etc.
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4. Consejos para los colaboradores
Algo que probablemente será la peor pesadilla para las personas serán las distracciones. Habrá situaciones que claramente no estarán bajo su control, pero hay muchas otras que sí.
- Deberá establecer una rutina. Puedes ayudar informando el horario que deberá tener, puede ser el mismo de la oficina.
- También deberá monitorear el tiempo que pierde respondiendo mensajes o atendiendo llamadas externas. Si es preciso, puede cerrar las sesiones en redes sociales, poner sus estados en ocupado, entre otras.
En general puede alejar aquellas cosas que lo pueden desconcentrar, pero mantener cerca aquellas que lo ayuden a estar relajado y enfocado al mismo tiempo. Además, si lo requiere, puede organizarse y tener hasta 10 minutos para relajarse cada cierto tiempo.
