Antes de llevar a cabo el equipamiento de una oficina, debes analizar detenidamente el trabajo de varios colaboradores y las cosas que necesitan para completar un trabajo.

Algunos de los equipos de oficina que se necesitan con más frecuencia son computadoras, laptops, teléfonos móviles, impresoras, escáneres, discos duros externos, entre otros. Antes de comprar, debes hacer una lista de todo lo que necesitas.

 

Crea espacios de trabajo funcionales

Hace algunos años, todos solían tener una computadora tradicional montada en el escritorio de forma permanente. Sin embargo, los tiempos han cambiado. Hoy, es posible que tus colaboradores quieran tomar su estación de trabajo y llevarla a la sala de conferencias para una reunión, o tal vez  trabajar desde casa de vez en cuando.

Sería una pena que no puedan hacer todo eso por estar anclados a su escritorio. En las oficinas modernas las computadoras tradicionales son reemplazadas por computadoras portátiles o por otros dispositivos como las tablets.

Si bien es cierto que hoy todo se ha vuelto digital, las oficinas aún necesitan una impresora para las tareas diarias. Si consideras que no es de lo más importante, puedes comprar una económica, con un láser o inyector de tinta más pequeño  que la mayoría.

Tener una impresora en la oficina puede ahorrarte algo de tiempo. Además de ahorrarte el costo y la molestia de contratar una agencia de impresión y de correr por la calle a buscar una imprenta para las tareas más pequeñas.

Muchas empresas, aún en estos tiempos, prefieren comunicarse con sus clientes físicamente en lugar de hacerlo por correo electrónico. Tener una impresora en la oficina podría ser de utilidad para las compañías que requieren imprimir contratos.

Un escáner puede ser de gran utilidad si necesitas firmar acuerdos con clientes que no comparten el mismo espacio. Además, si requieres almacenar menos papeles un escáner es una opción. Al digitalizar copias impresas y guardarlas en la nube, puedes ordenar tu espacio de trabajo y asegurarte de que tus documentos estén respaldados.

Los escáneres son dispositivos electrónicos de bajo costo que pueden ser utilizados por pequeñas y grandes empresas. Además, un escáner conectado con una máquina de fax en línea puede ayudarle a ahorrar dinero al eliminar la necesidad de una línea adicional, por ello es buena idea considerarlo en el equipamiento de una oficina.

Tener una máquina copiadora privada hace que la tarea de distribuir documentos similares a múltiples empleados sea más fácil y rentable, especialmente para las empresas más desarrolladas y que cuentan con una gran cantidad de colaboradores, pues los costos de impresión siempre son muy altos.

Si se necesita distribuir información sobre una reunión a los compañeros , o realizar una encuesta, deberá copiar la misma información y distribuirla a todos los interesados, por lo que contar con una fotocopiadora puede ser una buena idea.

Si tu trabajo implica el envío de paquetes de un lugar a otro, es posible que desee considerar un medidor. Cada vez que un producto supera el peso o volumen estándar, puede devolverse al remitente, ya que debe pagar un monto adicional.

En tal caso, un medidor te ayudaría a asegurarse de que el objeto tenga el tamaño y el peso correctos para el envío. Esto se traduce en una gran cantidad de tiempo ahorrado y un envío sin complicaciones.

Al comprar equipos para la oficina, es esencial tomar una decisión inteligente y elegir marcas reconocidas y confiables, que cuenten con garantía y con una red adecuada de centros de servicio para un eventual mantenimiento o reparación.

No olvides verificar que las características del equipo sean justo lo que tú necesitas en cuanto a capacidad, pues la idea es que no lo tengas que estar cambiando constantemente, siempre y cuando la funcionalidad lo permita.

Cuando se trata de electrónica, lógicamente no se espera terminar con un producto defectuoso. Además, si bien algunos tipos de equipos pueden parecer gastos innecesarios, a la larga verás la rentabilidad de este producto.