Para organizar y equipar una oficina de coworking, debes tomar en cuenta las necesidades y funciones de los usuarios, el mobiliario y el equipo de trabajo.
Las formas de trabajar ya no son como antes. Mientras los emprendedores y freelancers aumentan, las expectativas laborales y condiciones de trabajo también se están transformando...
¿Cómo organizar una oficina coworking?
Los modelos de negocio, la forma de ofrecer productos/servicios y las relaciones entre los profesionales han evolucionado. No es sorpresa, entonces, que los espacios de trabajo están cambiando también.
Desde que en 1999 naciera en Nueva York el 42 West 24, el primer coworking de la historia, las ventajas de este tipo de espacios han permeado en diferentes países y sectores de la industria.
Compartir la oficina, no sólo ayuda a reducir costes, sino también, a mejorar la colaboración entre los usuarios, generar ideas nuevas y alcanzar resultados más eficaces.
Una oficina compartida entre múltiples usuarios
Startups, pymes, emprendedores, profesionales autónomos, teletrabajadores, programadores, diseñadores, gestores de comunidades online, periodistas, comerciales y consultores, son algunos de los profesionales que prefieren trabajar en estos lugares debido a la movilidad y flexibilidad que ofrecen.
Sus razones, además del ahorro de luz, climatización, suministros, equipo y mobiliario, se extienden a una mayor productividad y la mejora del clima laboral.
Entonces, ¿Cómo organizar y equipar una oficina que cumpla con todos esos requerimientos y en la que además, fluyan las ideas para desarrollar proyectos y crear sinergias con otros colaboradores de diferentes áreas?
Ideas para organizar y equipar tu espacio de coworking
Para que la oficina de coworking sea un lugar moderno, productivo y funcional, es fundamental que tenga una distribución inteligente y cuente con una decoración atractiva.
Estos son algunos de los elementos a tomar en cuenta cuando vas a rentar o crear oficinas colaborativas:
1. Características del espacio
El lugar donde desarrollarás tus actividades es determinante para el éxito del negocio. Una buena ubicación y unas dimensiones adecuadas son indispensables, pero, debes tener en cuenta el número de usuarios que ocuparán el espacio y sus necesidades.
Después, averigua si: ¿tiene la instalación de aire hecha?, ¿está adaptado para minusválidos?, ¿cuál es el estado de la estructura?, ¿los servicios y sistemas de agua y luz están vigentes y en buenas condiciones?
Estas son las características más importantes por las que debes comenzar antes de equipar tu oficina de coworking. Sobre todo, si tienes pensado hacer crecer tu plantilla a futuro.
2. Mobiliario y equipo de trabajo
Antes de elegir el mobiliario y equipo de oficina para una oficina de coworking, debemos analizar el espacio total del que disponemos y distribuir de forma inteligente los metros cuadrados en función de las personas, sus necesidades y las tareas que van a desempeñar.
El mobiliario y equipo de oficina deberán ser ergonómicos y ofrecer movilidad a los usuarios.
Esto es, sillas y mesas de altura ajustable, suficientemente amplias para favorecer la comodidad de los empleados. Elementos de archivo y almacenaje que ayuden a mantener organizado el espacio.
Además, una iluminación adecuada, un basto equipo informático (computadoras, impresoras, wifi, proyectores, pantallas). Así mismo, requerirás de mamparas, biombos o unos paneles de vidrio con materiales fonoabsorbentes que minimicen el ruido.
3. Diseño
La clave está en conseguir el equilibrio perfecto entre privacidad y comunidad.
En cuanto al diseño del coworking, ya abordamos la importancia de hacer una distribución inteligente de los elementos del espacio. Pero, además, debemos optimizarlo para obtener el mayor beneficio.
Esto es, que el mobiliario sea capaz de adaptarse no sólo a las tareas actuales de los usuarios, sino, a las necesidades futuras de la organización y que sea multifuncional.
Por ejemplo, separar las estaciones de trabajo empleando biombos o mamparas que inhiban la contaminación acústica, ayuda a crear puestos de trabajo semiprivados para que los colaboradores puedan trabajar en privado cuando así lo requieran.
Además, colocar un pavimento técnico para alojar todas las instalaciones eléctricas y multimedia en el suelo, pues, evitar que el cableado esté a la vista mejorar la estética y contribuye a la distribución eficaz del espacio.
4. Elementos decorativos
No menos importante es la decoración de nuestra oficina de coworking, ya que, ayuda a la motivación y retención del talento. Además, no se requiere una gran inversión para personalizar el espacio.
Puedes añadir un toque de color en los muebles o en alguna pared, plantas u otros detalles que hagan más interesante el lugar. Igualmente, hay cosas que debes evitar, conoce cuáles en 5 errores al iniciar el equipamiento de una oficina.
Lo esencial es tener Internet, una buena iluminación y suficiente espacio para trabajar. El presupuesto no tiene por qué ser una limitante, si estás buscando alternativas para organizar y equipar tu oficina de coworking, ¡solicita asesoría!
